Comercial

Contratos

As duas famílias de contrato da empresa: a adesão do formando e o contrato geral com empresas. Criação a partir de templates, envio para assinatura eletrônica ou digital, aprovação interna, acervo com busca por conteúdo, vencimentos e renovações, assinatura em massa e dossiê probatório.

Visão geral

O módulo Contratos guarda duas famílias que se parecem e não se misturam:

  • Formandos: o contrato de adesão, gerado a partir do plano contratado, com valores e parcelas do formando.
  • Geral: o contrato com empresas, fornecedores, instituições e parceiros, com vigência, obrigações, reajuste e renovação.

Se você procurou um contrato e não achou, quase sempre é porque olhou na família errada.

  • Gerar o contrato do formando a partir da turma, do plano e do template.
  • Criar o contrato geral com signatários, ordem de assinatura e cláusulas alternativas.
  • Enviar para assinatura eletrônica ou digital com certificado.
  • Acompanhar assinaturas pendentes e quem ainda nem abriu o documento.
  • Aprovar internamente, com faixas de aprovação automática.
  • Buscar no acervo por conteúdo do documento.
  • Controlar vencimentos, aviso prévio e renovações.
  • Fazer assinatura em massa por remessa.
  • Montar o dossiê quando o contrato for questionado.

Quem usa este módulo: o comercial, que gera a adesão; o jurídico, que cuida do texto e das obrigações; a diretoria, que aprova e assina; e o administrativo, que acompanha prazos e renovações.

Conceitos e vocabulário

Template
O modelo do documento, com o texto e os campos que o sistema preenche com dados do formando ou da contraparte.
Envelope
O conjunto documento mais signatários enviado para assinatura. Ele fica travado enquanto a rodada corre.
Assinatura eletrônica e assinatura digital
A eletrônica registra o aceite com trilha e evidências. A digital usa certificado no padrão PAdES, com validade jurídica própria.
Papéis do signatário
Quem assina trava o envelope até concluir; quem aprova internamente não assina o documento; quem apenas recebe fica com a via assinada e não trava nada.
Ordem de assinatura
Faz o documento circular em sequência: o segundo só recebe depois que o primeiro assina. Todos na mesma ordem significa assinatura simultânea.
Aviso prévio
O prazo, antes do vencimento, para avisar que não haverá renovação. É ele, e não o vencimento, que impõe a ação.
Aditivo
O documento que formaliza mudança de valor ou de condição. Reajuste sem aditivo é combinação verbal.
Dossiê
O pacote probatório do contrato: documento, assinaturas, evidências e trilha. Ele não é montado depois: é o registro que o sistema vinha guardando o tempo todo.
Carimbo do tempo
A prova, atestada por um terceiro independente, da data em que o documento foi assinado.

Antes de começar

Pré-requisitoPor que importa
Permissão Screen:Contratos:ViewÉ o que abre o bloco no menu.
Templates publicadosSem modelo não há contrato: o texto e os campos vêm dele.
Turma e plano configuradosA adesão do formando nasce do plano: é ele que define valor e parcelas.
Certificado digital instalado, se for usar PAdESA assinatura digital exige o arquivo .pfx ou .p12 e a senha do certificado.
Renovações habilitadas nas configuraçõesMarcar renovação automática no contrato não renova nada se o módulo estiver desligado.
Alçadas de aprovação definidasContrato parado em aprovação é o gargalo mais comum do módulo.

O mapa do menu

Formandos

Item do menuO que faz
Todos os ContratosA lista dos contratos de adesão, por situação.
Novo ContratoA geração a partir de turma, formando, template e plano.
Assinaturas PendentesQuem falta assinar e quem nem abriu o documento.

Geral

Item do menuO que faz
Dashboard / ListaOs contratos com empresas, fornecedores e parceiros.
Novo Contrato GeralContraparte, vigência, signatários, cláusulas e obrigações.
Painel executivoOnde os contratos travam: aprovação, assinatura ou contraparte.
Acervo e buscaA base completa, com busca por conteúdo indexado.
Vencimentos e renovaçõesPrazos, aviso prévio e aditivos de reajuste.
Assinatura individualO envelope de um documento, com campos posicionados.
Documentos avulsosAssinatura de documentos fora de contrato.
Assinatura em massaRemessas com planilha, prévia de validação e disparo em lote.
ConfiguraçõesRenovações, políticas e parâmetros do módulo.

Documentos e assinatura

Item do menuO que faz
TemplatesOs modelos que geram o texto e os campos preenchidos.
Assinatura DigitalCertificado .pfx ou .p12, política, carimbo do tempo e onde se aplica.

Referência das listagens e dos filtros

Filtro ou colunaO que mostraObservação de uso
Situação do contratoRascunho, em aprovação, em assinatura, assinado, cancelado.Em assinatura é receita não confirmada: trabalhe essa lista todo dia.
Assinaturas pendentesQuem falta assinar em cada envelope.Confira também se o signatário chegou a abrir o documento.
Acervo: busca por conteúdoProcura dentro do texto dos documentos.Trabalha sobre um índice: documento recém-anexado só entra depois da atualização.
Renovações: aviso prévioA data limite para avisar que não haverá renovação.É a coluna decisiva: perdido o aviso, o contrato se renova sozinho.
Painel executivoOnde os contratos estão travando.Aprovação parada aparece aqui antes de virar reclamação.
RemessasOs lotes de assinatura em massa.A prévia é onde aparecem e-mails inválidos, antes de disparar tudo.

Gerar o contrato de adesão do formando

ContratosFormandosNovo Contrato

O formulário de novo contrato, com turma, formando, template, valores do plano e opção de usar exatamente o que está sendo cobrado.

  1. Escolha a turma primeiro: a lista de formandos é filtrada por ela.
  2. Escolha o formando.
  3. Selecione o template do contrato.
  4. Marque a opção de usar os valores do plano contratado.
  5. Revise valor, entrada, parcelas e vencimentos.
  6. Gere o documento e confira o texto preenchido.
  7. Envie para assinatura.
  8. Acompanhe em Assinaturas Pendentes até concluir.

Usar os valores do plano é a opção mais importante da tela: com ela, o contrato reflete exatamente o que está sendo cobrado. Digitar valores diferentes faz o documento e a cobrança divergirem, e a discussão aparece meses depois.

Depois de enviado para assinatura, mudar o texto exige reenviar o documento: quem já assinou assinou a versão anterior.

Criar o contrato geral

ContratosGeralNovo Contrato Geral

O cadastro do contrato geral, com contraparte, vigência, valores, signatários com papel e ordem, cláusulas alternativas, obrigações e regras de renovação.

  1. Informe a contraparte, usando a busca automática por CNPJ quando possível.
  2. Informe vigência, valor e periodicidade.
  3. Escolha o template e ajuste o texto.
  4. Registre as cláusulas alternativas já aprovadas pelo jurídico.
  5. Adicione os signatários, definindo papel e ordem de assinatura.
  6. Cadastre as obrigações, com prazo e penalidade.
  7. Configure a renovação e o aviso prévio.
  8. Envie para aprovação interna e depois para assinatura.

Referência dos campos do contrato geral

CampoRegraO que fazExemplo
ContraparteObrigatórioCom quem a empresa contrata. Busca automática por CNPJ; CPF é preenchido à mão.Gráfica Central LTDA
TemplateObrigatórioModelo que gera o texto e os campos do documento.Prestação de serviço 2026
VigênciaObrigatórioInício e fim do contrato. Base do cálculo de vencimento e renovação.01/03/2026 a 28/02/2027
Valor e periodicidadeObrigatórioQuanto e de quanto em quanto tempo. Alimenta o compromisso financeiro.R$ 4.500 mensais
SignatáriosObrigatórioQuem assina, quem aprova e quem apenas recebe a via.Diretor da contraparte
Ordem de assinaturaRecomendadoDefine a sequência. Todos na mesma ordem significa assinatura simultânea.1, depois 2
Cláusulas alternativasOpcionalTextos já aprovados pelo jurídico para usar quando a contraparte recusar o padrão.Foro alternativo
ObrigaçõesRecomendadoO que cada lado se comprometeu a fazer, com prazo e penalidade.Entrega em 15 dias
Renovação automáticaOpcionalRenova ao fim da vigência. Depende de renovações habilitadas nas configurações.Ligado
Aviso prévioRecomendadoPrazo para comunicar que não haverá renovação. É ele que impõe a ação.60 dias
Índice de reajusteOpcionalBase do reajuste anual, que precisa de aditivo para valer.IPCA

Os papéis do signatário

PapelO que fazEfeito no envelope
AssinaAssina o documento.Trava o envelope até concluir.
AprovaAprova internamente, sem assinar.Bloqueia o avanço enquanto não decide, mas não entra no documento.
RecebeFica com a via assinada.Não trava o envelope.
Exemplo

Contrato com fornecedor que exige duas assinaturas em sequência

  1. Signatário 1: diretor da contraparte, papel assina, ordem 1.
  2. Signatário 2: diretor da empresa, papel assina, ordem 2.
  3. Signatário 3: jurídico interno, papel aprova, antes do envio.
  4. Signatário 4: financeiro, papel recebe, para arquivar a via.

O documento circula em sequência, e o financeiro só é incomodado ao final, com o contrato já assinado.

As cláusulas alternativas são o que faz a negociação andar sem esperar o jurídico: se a contraparte recusa o texto padrão, o negociador já tem a alternativa liberada em mãos.

Enviar para assinatura e posicionar os campos

ContratosGeralAssinatura individual

O envio do envelope, o posicionamento dos campos de assinatura sobre o documento e o acompanhamento de quem abriu e quem assinou.

  1. Anexe ou gere o documento antes de posicionar campos.
  2. Arraste os campos de assinatura, rubrica e data para o lugar certo.
  3. Use Salvar este desenho quando o layout se repetir.
  4. Confira os e-mails dos signatários.
  5. Envie o envelope.
  6. Acompanhe quem abriu e quem assinou.
  7. Quando o signatário não for o certo, transfira a assinatura: a troca fica na trilha.
  8. Se precisar recomeçar, cancele o fluxo, o que não cancela o contrato.

Sem posicionar os campos, o signatário recebe o documento e não sabe onde assinar. É a causa mais comum de envelope parado com signatário que abriu e não concluiu.

Signatário que não abriu o documento é problema de entrega, não de decisão. Antes de cobrar, confira o e-mail cadastrado. E cancelar o fluxo apenas encerra a rodada de assinatura: o contrato continua e pode ser reenviado.

Assinatura digital com certificado

ContratosAssinatura Digital

A configuração do certificado, com arquivo .pfx ou .p12, senha, local e motivo da assinatura, a política e o carimbo do tempo, e as opções por família de contrato.

  1. Envie o Arquivo .pfx ou .p12 e informe a Senha do certificado.
  2. Informe Local e Motivo da assinatura.
  3. Configure o OID da política e o Endereço da autoridade do carimbo do tempo.
  4. Escolha onde a assinatura digital se aplica: contratos de adesão, contratos gerais ou ambos.
  5. Decida se o contrato deixa de ser emitido quando a assinatura digital falhar.
  6. Assine no ato, quando o fluxo permitir, sem link e sem espera.
  7. Valide um documento assinado antes de colocar em produção.

O carimbo do tempo é o que prova a data da assinatura por um terceiro independente. Sem ele, a data é apenas a que o seu sistema registrou, o que vale menos em uma disputa.

Aprovação interna e painel executivo

ContratosGeralPainel executivo

A fila de aprovações com contador, as faixas de aprovação automática e o painel executivo com os gargalos do módulo.

  1. Confira o contador de contratos esperando por você.
  2. Aprove ou recuse, com motivo.
  3. Configure a aprovação automática apenas para faixas pequenas.
  4. Abra o Painel executivo semanalmente.
  5. Identifique onde o tempo está sendo perdido: aprovação, assinatura ou retorno da contraparte.
  6. Combine com as áreas um prazo por etapa.

Contrato parado em aprovação é o gargalo mais comum do módulo. A aprovação automática em faixas pequenas evita que um contrato de valor irrelevante fique dias esperando diretoria.

Acervo, vencimentos e renovações

ContratosGeralVencimentos e renovações

O acervo com busca por conteúdo, a lista de vencimentos com aviso prévio, os aditivos de reajuste e o controle de obrigações.

  1. Abra a lista de vencimentos ordenada pelo aviso prévio, não pelo vencimento.
  2. Decida com antecedência se o contrato será renovado.
  3. Quando não for, comunique dentro do prazo de aviso.
  4. Para reajuste, gere o aditivo.
  5. Acompanhe as obrigações com prazo e penalidade.
  6. Use o Acervo e a busca por conteúdo para achar cláusulas específicas.
  7. Compare versões antes de assinar uma alteração.

O aviso prévio é a coluna decisiva: perdido o prazo, o contrato se renova sozinho mesmo que a empresa não queira. O vencimento não é a data que impõe ação, o aviso é.

Saber o que mudou entre duas versões é o que evita assinar uma alteração que ninguém percebeu. E registrar obrigação com prazo e penalidade é o que transforma o contrato em algo acompanhável.

Assinatura em massa por remessa

ContratosGeralAssinatura em massa

A criação da remessa, o envio da planilha de destinatários, a prévia de validação e o disparo do lote.

  1. Monte a planilha com os destinatários e os dados variáveis.
  2. Crie a remessa e envie a planilha.
  3. Confira a prévia antes de processar.
  4. Corrija e-mails inválidos e documentos malformados apontados na prévia.
  5. Processe o lote.
  6. Acompanhe o envio e as assinaturas.
  7. Trate individualmente os que falharem.

Sempre confira a prévia antes de processar: é muito mais barato corrigir agora do que cancelar cinquenta contratos depois.

Cenários completos

Cenário 1: da adesão à via assinada do formando

  1. Confirme o plano contratado e as condições de pagamento.
  2. Crie o contrato escolhendo turma, formando e template.
  3. Use os valores do plano, sem digitar à parte.
  4. Gere o documento e revise o texto preenchido.
  5. Posicione os campos de assinatura, se necessário.
  6. Envie para o formando ou para o responsável.
  7. Acompanhe quem abriu e cobre quem não abriu.
  8. Arquive a via assinada e confirme a receita.

Cenário 2: contrato de fornecedor com jurídico no meio

  1. Cadastre a contraparte com busca por CNPJ.
  2. Escolha o template e registre as cláusulas alternativas aprovadas.
  3. Defina signatários com papel e ordem.
  4. Envie para aprovação interna do jurídico.
  5. Após aprovado, envie o envelope na ordem definida.
  6. Acompanhe a circulação entre os signatários.
  7. Cadastre as obrigações do contrato assinado, com prazo.
  8. Programe o aviso prévio da renovação.

Cenário 3: o contrato que ninguém queria renovar e renovou

  1. Abra a lista de renovações ordenada por aviso prévio.
  2. Separe os que vencem nos próximos noventa dias.
  3. Para cada um, decida renovar, renegociar ou encerrar.
  4. Para encerrar, envie a comunicação dentro do prazo de aviso.
  5. Registre a comunicação no próprio contrato.
  6. Para renegociar, gere o aditivo com o novo valor.
  7. Coloque o aviso prévio do próximo ciclo na agenda.

Cenário 4: o contrato foi questionado

  1. Localize o contrato no acervo, pela busca por conteúdo se preciso.
  2. Abra o histórico de versões e identifique a assinada.
  3. Confira a trilha: quem abriu, quando assinou, de qual dispositivo.
  4. Verifique se houve transferência de assinatura.
  5. Confira o carimbo do tempo.
  6. Gere o dossiê completo.
  7. Entregue ao jurídico com o manifesto de integridade.

Boas práticas

  • Use sempre os valores do plano. Documento e cobrança precisam dizer a mesma coisa.
  • Posicione os campos antes de enviar. Signatário perdido não assina.
  • Confira quem abriu antes de cobrar. Pode ser e-mail errado, não má vontade.
  • Trabalhe por aviso prévio, não por vencimento. É o aviso que exige ação.
  • Formalize reajuste com aditivo. Sem ele é combinação verbal.
  • Registre obrigações com prazo. Contrato sem acompanhamento é papel guardado.
  • Automatize só as faixas pequenas. Aprovação automática de valor alto é risco.
  • Revise a prévia da remessa. Cinquenta contratos errados custam caro para desfazer.

Limites e comportamentos que valem conhecer

ComportamentoPor que é assim
Mudar o texto depois do envio exige reenviarQuem já assinou assinou a versão anterior: a nova precisa de nova coleta.
Cancelar o fluxo não cancela o contratoEle encerra a rodada de assinatura, e o documento pode ser reenviado.
Renovação automática depende da configuração do móduloMarcar no contrato sem habilitar nas configurações não renova nada.
A busca por conteúdo depende de índiceDocumento recém-anexado só aparece depois que o índice é atualizado.
A lista de formandos depende da turmaEla é filtrada: sem turma escolhida, não há formandos para selecionar.
A busca automática por documento só funciona com CNPJPara CPF, os dados são preenchidos manualmente.
Excluir contrato remove anexos, assinaturas e históricoÉ operação definitiva, e o sistema avisa antes.
Arquivo apagado não volta, mas a trilha permaneceA trilha e o manifesto seguem a política de retenção, mesmo sem o arquivo.
Assinatura digital quebrada impede autenticarSe a assinatura não confere com o certificado, o documento não é validado.

Mensagens do sistema e o que elas querem dizer

MensagemO que significaO que fazer
"Anexe ou gere um documento antes de posicionar campos."Não há arquivo sobre o qual marcar as assinaturas.Gere pelo template ou anexe o PDF, e depois posicione.
"Adicione pelo menos um signatário."O envelope está sem quem assine.Inclua os signatários com papel e ordem antes de enviar.
"A busca automática funciona apenas com CNPJ (14 dígitos). Para CPF, preencha manualmente."O enriquecimento automático não cobre pessoa física.Complete os dados na mão e siga.
"Anexos, assinaturas e histórico também serão removidos. Esta ação não pode ser desfeita."A exclusão é definitiva e leva tudo junto.Considere cancelar em vez de excluir, para preservar a prova.
"Arquivo apagado nao volta. A trilha e o manifesto continuam, conforme a politica."O documento sai, o registro fica.Confirme com o jurídico antes, porque a via em si não é recuperável.
"A assinatura digital não confere com a chave do certificado apresentado."O documento foi alterado ou o certificado não é o mesmo.Refaça a assinatura com o certificado correto e valide de novo.
"Assina o documento e trava o envelope até concluir."Explicação do papel de signatário.Use "recebe" para quem só precisa da via, para não travar o fluxo.
"A planilha está vazia."A remessa foi enviada sem destinatários válidos.Confira o arquivo e as colunas obrigatórias antes de reenviar.

Solução de problemas

SintomaCausa provávelComo resolver
Não encontro o contratoBusca feita na família errada.Contrato de aluno está em Formandos; de empresa, em Geral.
O contrato diverge da cobrançaValores digitados à mão em vez de usar o plano.Regenere o contrato usando os valores do plano contratado.
O signatário abriu e não assinouCampos de assinatura não posicionados.Posicione os campos e reenvie o envelope.
O signatário nem abriu o documentoE-mail errado ou mensagem na caixa de spam.Confira o e-mail cadastrado e reenvie, avisando por outro canal.
Contratos travados há diasAprovação interna sem responsável disponível.Leia o painel executivo e configure aprovação automática para faixas pequenas.
Um contrato renovou sem quererPrazo de aviso prévio perdido.Trabalhe a lista por aviso prévio e registre a comunicação dentro do prazo.
A busca não acha um documento recém-anexadoO índice de conteúdo ainda não foi atualizado.Busque pelos metadados e refaça a busca por conteúdo mais tarde.
A remessa gerou dezenas de errosPlanilha processada sem revisar a prévia.Corrija a planilha e reprocesse apenas as linhas com falha.

Perguntas frequentes

Procurei o contrato e não achei. Por quê?

Quase sempre por olhar na família errada: contrato de aluno está em Formandos, contrato de empresa está em Geral.

Por que usar os valores do plano em vez de digitar?

Porque assim o contrato reflete exatamente o que está sendo cobrado. Valores digitados à parte fazem documento e cobrança divergirem.

Posso corrigir o texto depois de enviar para assinatura?

Pode, mas é preciso reenviar o documento: quem já assinou assinou a versão anterior.

Qual a diferença entre os papéis de signatário?

Quem assina trava o envelope até concluir. Quem aprova decide internamente sem assinar. Quem recebe fica com a via e não trava nada.

Cancelar o fluxo cancela o contrato?

Não. Ele encerra aquela rodada de assinatura, e o documento pode ser enviado de novo depois.

Marquei renovação automática e o contrato não renovou.

A renovação depende de estar habilitada nas configurações do módulo. Marcar no contrato, sozinho, não basta.

Por que devo olhar o aviso prévio, e não o vencimento?

Porque muitos contratos exigem avisar com antecedência que não haverá renovação. Perdido o prazo de aviso, ele se renova sozinho.

Preciso de aditivo para reajustar?

Sim, sempre que o contrato exigir formalização. Reajuste sem aditivo é combinação verbal.

O que é o carimbo do tempo?

É a prova, dada por um terceiro independente, da data em que o documento foi assinado. Sem ele, vale apenas a data registrada pelo seu sistema.

O que entra no dossiê?

Documento, assinaturas, evidências e trilha. Ele não é montado depois do questionamento: é o registro que o sistema vinha guardando o tempo todo.

Referência rápida

ItemValor
Famílias de contratoFormandos (adesão) e Geral (empresas)
Papéis do signatárioAssina (trava), Aprova (não assina), Recebe (não trava)
Tipos de assinaturaEletrônica da empresa e digital com certificado (PAdES)
Arquivo de certificado.pfx ou .p12, com senha
Coluna decisiva das renovaçõesAviso prévio
Busca no acervoPor metadados e por conteúdo indexado
PermissãoScreen:Contratos:View

Para onde ir depois

Formandos

De onde vem a adesão e o responsável. Veja Formandos.

Jurídico

Processos, obrigações e contencioso. Veja Jurídico.

Workflow

As aprovações em etapas e os documentos controlados. Veja Workflow.

Gestão CRM

A negociação que antecede o contrato. Veja Gestão CRM.

Página comercial

O que o módulo entrega, na visão de catálogo. Veja Contratos.

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Última revisão: 19 de setembro de 2026