Gestão empresarial · Gestão Documental Corporativa
Dentro da tela Documentos, um seletor alterna entre o Explorador que já existia e a Gestão corporativa. Cada envio vira uma versão numerada com hash, a categoria decide retenção, aprovação e assinatura, a validade avisa antes de vencer e a assinatura sai pelo mesmo e-sign dos contratos. O arquivo fica privado no storage da própria empresa, com link de download que expira em 5 minutos, e a trilha registra tudo, inclusive cada download.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A política de RH tem cinco arquivos com o mesmo nome e ninguém sabe qual está valendo.
Cada envio vira uma versão numerada com hash, tamanho, quem e quando. A versão aprovada é a vigente, as antigas continuam legíveis e restaurar cria versão nova.
O contrato foi para a pasta sem ninguém aprovar, e o jurídico só viu depois.
Aprovação por categoria, com aprovadores em ordem ou em paralelo, parecer obrigatório ao reprovar, prazo com lembrete e a lista "meus pendentes de aprovação".
A certidão venceu e a empresa descobriu na hora de participar da licitação.
Avisos no sino em 30, 7 e 0 dias, status vencido marcado sozinho e renovar que cria versão nova.
A ata foi assinada no cartório e o PDF ficou solto num e-mail.
Documento assinado fora é registrado (papel, cartório ou ICP externo) e o PDF é inspecionado para anotar as assinaturas digitais. O assinado dentro sai pelo e-sign dos contratos.
Qualquer pessoa com acesso à pasta vê o acordo confidencial.
Permissão por documento ou categoria, para usuário ou papel, em quatro níveis. Documento confidencial exige permissão explícita.
O arquivo está num link público ou no disco de um computador, e ninguém sabe quem baixou.
Objeto privado no storage da empresa, link assinado que expira em 5 minutos e trilha completa, inclusive de cada download.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
O RH publicou uma nova política de reembolso, e a categoria Políticas e Normas exige aprovação.
O envio virou a versão 3, e o fluxo pediu parecer do jurídico e do financeiro em paralelo. O jurídico reprovou com parecer, o RH corrigiu e enviou a versão 4.
A versão 4 foi aprovada e virou vigente. A 3 continua legível, com o parecer que a reprovou, e a trilha mostra cada passo.
A certidão negativa de débitos da empresa vencia no fim do mês.
O aviso chegou no sino 30 dias antes, de novo aos 7 e no dia. A pessoa responsável renovou, e a renovação criou uma versão nova com a validade nova.
A certidão nunca ficou vencida, e a versão anterior ficou guardada com o hash.
Contratos de fornecedores de 2018 passaram da retenção de 60 meses após a vigência.
A política da categoria estava em alertar. A pessoa com permissão de gerir revisou a lista e confirmou o expurgo, um a um.
Os arquivos foram apagados do storage, e cada registro ficou com o hash, as versões e a trilha, para provar o que existiu.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
7 módulos e 35 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Cada envio é uma versão numerada e conferível; nada é sobrescrito.
Aprovadores em ordem ou em paralelo, parecer obrigatório ao reprovar e prazo com lembrete.
Nove categorias prontas, cada uma com retenção padrão e regras de aprovação e assinatura.
Envelope pelo e-sign da plataforma ou registro do documento assinado fora, com o PDF inspecionado.
Quem vê, edita, aprova e gere cada documento ou categoria, com confidencial fechado por padrão.
Política por categoria, ação de alertar ou arquivar, e expurgo que só acontece pela mão de alguém.
Arquivo privado no storage da empresa, link que expira e trilha de tudo, inclusive cada download.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.