A dor
O custo do evento só aparece na fatura, semanas depois, quando não dá mais para reagir.
Com o Partiu Formatura
Orçamento por evento com custo previsto e realizado lado a lado, alimentado pelas compras e contas a pagar do próprio sistema.
Operação de formaturas · Eventos
Colação, baile e missa organizados como projeto: cronograma, equipe, custo e portaria
Um evento de formatura tem local, data, capacidade, fornecedores, equipe escalada, lista de convidados, portaria e custo. Sem sistema, isso vira um grupo de WhatsApp e uma planilha por evento. Aqui cada evento é um projeto com cronograma, escala, orçamento acompanhado e controle de acesso no dia.
O problema e a saída
As dores que Eventos resolve todos os dias
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A dor
A equipe do evento é escalada por mensagem e sempre falta alguém no dia.
Com o Partiu Formatura
Escala com convite, confirmação, check-in no local e substituição automática de quem recusa ou não confirma.
A dor
A portaria trabalha com lista impressa e a fila do baile trava.
Com o Partiu Formatura
Controle de acesso com leitura de ingresso e identificação facial, com validação em segundos e registro de entrada.
A dor
Fornecedor confirmado por telefone, sem contrato nem prazo, e some na véspera.
Com o Partiu Formatura
Fornecedores do evento vindos do cadastro de compras, com pedido, contrato e prazo registrados.
A dor
Mudança de data ou de local não chega em todo mundo a tempo.
Com o Partiu Formatura
A alteração no evento atualiza o cronograma no app, dispara aviso segmentado e remonta a escala da equipe.
Na prática
Exemplos reais de como Eventos trabalha por você
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
Baile com 900 pessoas e fila que andou
O cenário
A entrada do maior baile do ano costumava travar por conferência manual de lista impressa.
Com o sistema
Os ingressos passaram a ser validados por leitura no acesso, com identificação facial para quem optou por ela, e a portaria registrou cada entrada.
O resultado
A fila andou sem conferência de nome em papel, e a organização soube em tempo real quantas pessoas já haviam entrado.
Custo do buffet controlado antes da festa
O cenário
O buffet costumava fechar acima do orçado, e a empresa só descobria na conciliação.
Com o sistema
O orçamento do evento passou a receber os pedidos de compra e as contas a pagar, com alerta quando o realizado passava do previsto.
O resultado
O estouro apareceu ainda na fase de contratação, e a negociação foi refeita antes de virar prejuízo.
Equipe completa na colação
O cenário
Faltavam profissionais no dia por falha de comunicação na escala.
Com o sistema
A escala passou a ter convite com prazo, confirmação obrigatória, fila de substituição e check-in no local pelo aplicativo.
O resultado
As faltas caíram porque a substituição foi acionada dias antes, e não na manhã do evento.
Como funciona
O caminho que a informação faz em Eventos
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
- 1Evento planejadoData, local, capacidade e orçamento previsto entram no cadastro, vinculados à turma.
- 2Fornecedores e equipePedidos de compra e escala saem do mesmo sistema, com prazo e confirmação.
- 3ComunicaçãoFormandos veem o cronograma no app e recebem avisos segmentados por turma.
- 4Dia do eventoPortaria valida ingressos, equipe faz check-in e o consumo roda pelo app.
- 5FechamentoCusto realizado, público presente e avaliações consolidam o resultado do evento.
Módulo por módulo
Tudo o que existe em Eventos
6 módulos e 32 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Cadastro e Cronograma do Evento
Onde, quando, para quantos e com quem.
- Evento com data, horário, local e capacidade
- Vínculo com a turma e com o pacote contratado
- Cronograma visível no app do formando
- Responsável pelo evento e checklist de preparação
- Reagendamento com atualização automática de app, escala e avisos
Orçamento e Custo do Evento
O previsto e o realizado juntos, enquanto ainda dá para agir.
- Custo previsto por item e por fornecedor
- Custo realizado alimentado por compras e contas a pagar
- Alerta quando o realizado ultrapassa o previsto
- Rateio do custo para a rentabilidade da turma
- Comparativo entre eventos semelhantes
Equipe e Escala
Quem trabalha no evento, confirmado e com presença registrada.
- Escala por função, com vagas e valores de cachê
- Convite com prazo e confirmação pelo aplicativo
- Fila de substituição acionada automaticamente
- Check-in e check-out no local
- Bloqueio de quem está com pendência crítica de segurança do trabalho
- Pagamento pela carteira, integrado ao financeiro
Fornecedores do Evento
Buffet, decoração, som e estrutura com pedido e prazo registrados.
- Fornecedores vindos do cadastro único de compras
- Pedido de compra vinculado ao evento
- Contrato e prazo de entrega registrados
- Recebimento conferido no dia
- Avaliação do fornecedor após o evento
Portaria e Controle de Acesso
A entrada do evento com validação rápida e registro de quem entrou.
- Validação de ingresso por leitura, em segundos
- Identificação facial para quem optou por ela
- Registro de entrada com data, hora e portão
- Controle de reentrada quando o evento permitir
- Painel ao vivo com público presente
- Registro de visitantes e prestadores no mesmo controle
Pós-evento
O evento acabou, e o que sobrou vira informação útil.
- Fechamento de custo com o realizado final
- Público presente comparado ao esperado
- Avaliação de fornecedores e de equipe
- Fotos do evento entrando na galeria da turma
- Registro de ocorrências para o próximo evento
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