A dor
Ninguém sabe de cabeça o que foi alugado para o evento, de quem e por quanto.
Com o Partiu Formatura
Cada locação tem a locadora do cadastro de fornecedores, prazos, valor, caução e multa diária, com os itens do evento ligados a ela.
Operação de formaturas · Ativos temporários
Ativos temporários do evento: o que foi alugado, o que voltou e quanto custou a perda
Todo evento traz equipamento que não é da empresa e material que sai do depósito só por uma noite. Quando isso fica em planilha, a locação é paga duas vezes, a multa de atraso aparece na fatura e a avaria é paga sem prova. Aqui cada item tem QR, saída e devolução conferidas, avaria com foto e decisão, e os custos vão ao Contas a Pagar com a turma do evento.
O problema e a saída
As dores que Ativos temporários resolve todos os dias
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A dor
A multa de atraso só é descoberta quando a fatura da locadora chega.
Com o Partiu Formatura
A situação de cada item é calculada contra o prazo, e o painel mostra a devolução atrasada enquanto ainda dá para devolver.
A dor
O equipamento volta quebrado e não há prova de quem quebrou nem quando.
Com o Partiu Formatura
A devolução abre a avaria na hora, com foto, responsável e valor de reposição, e o termo de retirada fica guardado com o item.
A dor
O freelancer é cobrado pelo dano sem ter chance de se explicar.
Com o Partiu Formatura
Avaria causada pela equipe de campo segue o fluxo de ocorrência do FreeEquipe, com ciência e contestação antes de qualquer desconto.
A dor
O custo de locação e perda não entra na conta do evento.
Com o Partiu Formatura
Locação, multa, indenização e frete vão ao Contas a Pagar com categoria, centro de custo e a turma do evento.
A dor
O evento é dado como encerrado com material ainda na rua.
Com o Partiu Formatura
O fechamento só é aceito sem peça fora e sem avaria aberta, e cada versão gravada do relatório não muda mais.
Na prática
Exemplos reais de como Ativos temporários trabalha por você
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
Devolução no domingo de manhã
O cenário
Duzentas cadeiras, oito caixas de som e dois geradores precisavam voltar à locadora até o meio-dia.
Com o sistema
A equipe bipou o QR de cada item na devolução, e a lista de peças fora foi zerando na tela do celular.
O resultado
Duas caixas de som que tinham ficado no salão foram localizadas antes do caminhão sair, sem multa de atraso.
Avaria com prova
O cenário
Um refletor voltou com a lente trincada e a locadora cobrou a reposição.
Com o sistema
A avaria foi aberta na devolução com foto e responsável, e a ocorrência do freelancer seguiu pelo FreeEquipe.
O resultado
A locadora foi paga pelo Contas a Pagar e o desconto do freelancer só aconteceu depois da ciência dele.
Custo real do baile
O cenário
A rentabilidade do evento ignorava as multas e as perdas, que vinham em faturas soltas.
Com o sistema
Cada custo foi enviado ao Contas a Pagar com a turma do evento, e o fechamento listou locação, multa e indenização.
O resultado
A margem do evento passou a considerar o custo de perda, e o orçamento do ano seguinte subiu a reserva para avarias.
Como funciona
O caminho que a informação faz em Ativos temporários
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
- 1LocaçãoA locação é registrada com a locadora, os prazos e a multa diária.
- 2ItensO que vai para o evento entra na lista, alugado, próprio ou material de montagem.
- 3SaídaCada item sai conferido pelo QR, com o termo de retirada guardado.
- 4DevoluçãoO retorno é bipado, e o que voltou avariado ou não voltou abre avaria na hora.
- 5CustosLocação, multa e perda vão ao Contas a Pagar com a turma do evento.
- 6FechamentoO evento só encerra sem peça fora, e o relatório gravado não muda mais.
Módulo por módulo
Tudo o que existe em Ativos temporários
6 módulos e 30 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Locações
O contrato com a locadora ligado ao evento.
- Locadora escolhida no cadastro de fornecedores
- Prazos de retirada e devolução, valor, caução e multa diária
- Ciclo de status da locação
- Termos e notas guardados com o contrato
- Multa de atraso calculada a partir dos dias e da diária
Itens do Evento
Tudo que sai para o evento numa lista só.
- Itens alugados, próprios, emprestados e material de montagem
- Categoria: som, luz, vídeo, estrutura, palco, mobiliário, gerador, decoração e outras
- Saldo por item com retirada, devolução, avaria e perda
- Situação calculada contra o prazo, nunca gravada
- Cópia de itens de outro evento para não digitar tudo de novo
Conferência por QR
Saída e devolução conferidas em dois toques.
- QR por item com código digitável
- Etiquetas prontas para imprimir por evento ou categoria
- Leitura pela câmera, por leitor USB ou digitando o código
- Movimento registrado com a via usada
- Correção por estorno, com o movimento contrário lançado
Avarias
O dano registrado com prova e decisão.
- Avaria, perda, falta e atraso aberto na devolução
- Foto obrigatória configurável para decidir
- Responsável e valor de reposição como estimativa
- Destino da decisão: absorver, cobrar da equipe, de terceiro ou do seguro
- Ocorrência do freelancer aberta pelo fluxo do FreeEquipe
Custos e Financeiro
O dinheiro da locação e da perda no Contas a Pagar.
- Locação, multa de atraso, indenização, frete e montagem
- Envio ao Contas a Pagar com categoria, centro de custo e turma
- Trava contra enviar o mesmo custo duas vezes
- Cancelamento de custo com registro
- Custo e recuperação tratados como duas mãos que não se somam
Painel e Fechamento
O evento do dia e o relatório final.
- Painel que abre sozinho no evento de hoje
- Itens fora agora, atrasados e avarias abertas
- Kit da equipe reservado no FreeEquipe mostrado ao lado
- Relatório de fechamento ao vivo e versões gravadas
- Encerramento recusado com peça fora ou avaria sem decisão
Encontre o plano ideal para Ativos temporários
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.