A lógica do módulo
Quatro palavras sustentam o módulo, e quase toda dúvida do primeiro mês vem daí.
- O processo é o desenho: etapas, quem aprova, prazo, o que acontece na reprovação. É o molde.
- A ficha é o conjunto de campos que o processo pede, na abertura e ao longo das etapas.
- A solicitação é uma ocorrência do processo: um pedido específico, com número, solicitante e etapa atual.
- A tarefa é o que espera decisão de uma pessoa.
Cada publicação congela o desenho. As solicitações em andamento continuam na versão em que nasceram, então corrigir um processo hoje não muda o caminho do que já está rodando. É o que dá confiança para mexer nos processos.
Antes de começar
O mapa do menu
Do dia a dia
Modelagem
Administração
Central: a porta de entrada
WorkflowCentral
A Central de Workflow, com quatro contadores no topo e a lista de Processos disponíveis.
- Leia os contadores: Minhas tarefas, Atrasadas, Minhas solicitações abertas e Disponíveis para assumir.
- Assuma o que estiver no pote de Disponíveis para assumir, que são tarefas de grupo.
- Consulte os Processos disponíveis e leia a descrição de cada um.
- Clique no processo para abrir uma solicitação.
Tarefa destinada a um grupo fica num pote, e quem pegar primeiro assume. É o que diferencia um workflow de uma lista de tarefas, e é assim que funciona a fila de aprovação de um setor inteiro.
Minhas Tarefas e a ausência
WorkflowMinhas Tarefas
A tela Minhas Tarefas, com filtros no topo e a lista nas colunas Tarefa, Solicitação, Solicitante, Prazo e Ações.
- Filtre por Processo e por Prazo, entre Atrasadas, Vencem em 24 horas e Sem prazo.
- Clique na tarefa para abrir a solicitação, o solicitante e os dados informados.
- Leia as instruções para quem executa, quando o processo tiver.
- Tome a decisão da etapa, escrevendo a justificativa ao reprovar.
- Marque várias tarefas para agir em lote quando a decisão for a mesma.
- Em Ausências e substituições, informe Quem responde por você e o período, em De e Até.
No período de ausência, as tarefas novas vão para quem substitui. As tarefas já atribuídas continuam com você. Quem sai de férias precisa limpar a fila antes, e não só cadastrar o substituto.
As instruções da etapa são o campo mais subestimado do módulo: são elas que permitem aprovar corretamente na primeira vez, sem perguntar a ninguém o que olhar.
Abrir e acompanhar solicitações
WorkflowSolicitações
A tela Solicitações, nas colunas Número, Assunto, Processo, Solicitante, Etapa atual, Situação e Aberta em, e o detalhe com Ficha, Dados informados, Fluxo, Etapas, Comentários, Anexos e Trilha.
- Filtre por Processo, Situação, Escopo e Período.
- Clique em Nova solicitação e escolha o processo que resolve o que você precisa.
- Informe o Assunto, o Valor de referência, o Centro de custo e o Detalhamento.
- Preencha os campos próprios da ficha daquele processo.
- Para acompanhar, clique na solicitação e leia o Fluxo, com a posição atual, e as Etapas, com responsável, prazo, situação e decisão.
- Use a Trilha quando precisar entender por que a solicitação parou.
A situação Com erro é a solicitação que travou num passo automático, como uma integração que não respondeu. Ela não anda sozinha: quem administra o módulo precisa manter esse filtro no radar.
A trilha registra inclusive o que aconteceu sem gente: ramos reunidos, espera agendada, integração executada, cálculo aplicado, aviso enviado e erro no processo.
Documentos controlados
WorkflowDocumentos controlados
A tela Documentos Controlados, com as Pastas à esquerda, os filtros de situação e a lista nas colunas Documento, Versão, Validade, Situação e Ações.
- Filtre por Publicados, Rascunhos, Em aprovação ou Obsoletos, e use Só vencidos.
- Clique em novo documento e, em Dados, informe o Nome, o Código, a Descrição e o Tipo.
- Informe a Validade, o intervalo de Revisar a cada quantos meses e as Tags.
- Em Aprovação, escolha o fluxo, ou Sem fluxo, publica direto para o documento interno simples.
- Marque Exigir ciência de leitura quando as pessoas precisarem confirmar que leram.
- Use Nova versão para subir uma revisão e acompanhe as abas Versões e Ciência de leitura.
Versão publicada nunca é apagada. É isso que permite provar, depois, qual texto estava valendo em determinada data.
O módulo Documentos é o arquivo geral da empresa, sem versão nem aprovação. Aqui é o acervo controlado, com versão, aprovação, validade e ciência: política da empresa mora aqui.
Modelar o processo
WorkflowModelagemProcessos
A tela Processos de Workflow, nas colunas Processo, Categoria, Versão, Solicitações, Situação e Ações, e o designer com as Etapas à esquerda e as Propriedades à direita.
- Clique em Novo processo e informe o Nome e o Código.
- Informe a Descrição, a Categoria, o Ícone, a Cor e o Prefixo do número.
- Informe o Prazo total em horas e Quem pode abrir.
- Abra o designer e monte as Etapas, arrastando para o quadro.
- Em cada etapa, configure Quem executa, a Contagem do prazo, entre Úteis e Corridas, e as Instruções para quem executa.
- Nas etapas de grupo, escolha entre Individual, Todos precisam agir e Qualquer um decide.
- Nas etapas automáticas, configure o Método da integração, os Cálculos, um por linha, e a Mensagem dos avisos.
- Nas conexões, configure as Regras que decidem por onde a solicitação segue, e escolha a Ficha desta versão.
O Código é usado em integrações e não muda depois de criado. Vale pensar dois segundos antes de salvar.
Comece por um fluxo simples, com abertura, aprovação e conclusão. Processo com quinze etapas na primeira tentativa não é publicado nunca. E lembre que "todos precisam agir" é o comitê que exige unanimidade, enquanto "qualquer um decide" é a fila em que o primeiro resolve.
Montar a ficha
WorkflowModelagemFichas
A tela Fichas, com a lista à esquerda, o editor de campos no centro e a pré-visualização Como a pessoa vai ver ao lado.
- Crie a ficha com o Nome, o Processo vinculado e a Descrição.
- Para cada campo, informe o Rótulo, o Tipo, a Largura de 1 a 12, as Opções, uma por linha, e o Texto de ajuda.
- Nas opções, use a forma valor barra rótulo quando o que se guarda é diferente do que se mostra.
- Use Mostrar somente se com uma condição, do tipo
dados.urgente == true. - Use Editável nas etapas para travar o campo depois da aprovação.
- Use Validação com uma expressão, do tipo
dados.valor > 0. - Marque Obrigatório quando for o caso e confira a pré-visualização ao lado.
Editável nas etapas em branco significa todas. É esse campo que impede alguém de mudar o valor do pedido depois de aprovado.
Indicadores
WorkflowIndicadores
A tela Indicadores do Workflow, com filtros de processo e período, seis números no topo e os quadros Aberturas e conclusões por dia, Cumprimento de prazo por processo, Onde o tempo é gasto e Carga por pessoa.
- Filtre por processo e período.
- Leia os números: Solicitações, Em andamento, Tarefas atrasadas, Tempo médio, Dentro do prazo e Com erro.
- Veja o ritmo em Aberturas e conclusões por dia.
- Compare volume e percentual no prazo em Cumprimento de prazo por processo.
- Ataque a etapa apontada por Onde o tempo é gasto.
- Confira a Carga por pessoa antes de cobrar a equipe.
Onde o tempo é gasto é o quadro mais valioso do módulo: ele aponta a etapa que segura o processo. Quase sempre é uma só, e quase sempre não é a que as pessoas imaginam.
Integrações, migração e configurações
WorkflowAdministraçãoIntegrações
A tela Integrações, dividida em Webhooks e Gatilhos de entrada; a Migração de Fluxos, com o modo de convivência e a tabela comparativa; e as Configurações do Workflow, com Expediente e prazos e Avisos e políticas.
- Clique em Novo webhook e informe o Nome, a URL de destino, o Processo, as Tentativas, a Situação e os Eventos.
- Informe o Segredo da assinatura e acompanhe a lista de Entregas, com evento, situação, código HTTP e resposta.
- Clique em Novo gatilho e informe o Nome, o Processo que será aberto, a Descrição e o De-para dos campos.
- Na Migração de fluxos, marque Mostrar só os casos em que os dois discordaram.
- Nas Configurações, informe o Início do expediente, o Fim do expediente, os Dias úteis, o Fuso horário e o Lembrete antes do prazo.
- Escolha os Canais do aviso: E-mail, Push no aplicativo e Partiu Teams.
- Defina as políticas: Exigir justificativa ao reprovar, Permitir reabrir solicitação concluída e Permitir delegação por ausência.
- Informe a Retenção da trilha em dias, decidindo esse número com o jurídico.
Webhook sem nenhum evento marcado dispara em todos, o que costuma ser mais barulho do que utilidade. E a retenção da trilha apaga a prova de quem aprovou o quê: em branco, o histórico é mantido por completo.
Webhooks avisam outros sistemas; gatilhos deixam outros sistemas abrirem solicitações aqui. Um é saída, o outro é entrada. E prazo em horas úteis conta só dentro do expediente, pulando fins de semana e feriados, o que explica um prazo de oito horas vencer dois dias depois.
Fluxos completos
Do processo desenhado à primeira solicitação concluída
- Crie o processo com nome, código, prefixo do número e prazo total.
- Desenhe um fluxo simples: abertura, aprovação e conclusão.
- Monte a ficha com os campos, as validações e o que é editável em cada etapa.
- Escreva as instruções de cada etapa para quem vai aprovar.
- Publique o processo.
- Abra uma solicitação de teste pela Central.
- Aprove pela tela Minhas Tarefas e confira a trilha.
- Ajuste o desenho e publique de novo: o que já está rodando continua na versão anterior.
Da solicitação travada ao motivo encontrado
- Filtre as Solicitações pela situação Com erro.
- Abra a solicitação e leia a Trilha.
- Identifique o passo automático que falhou.
- Em Integrações, confira as Entregas do webhook, com código HTTP e resposta.
- Corrija a configuração ou o sistema de destino.
- Retome a solicitação e acompanhe até a conclusão.
Da troca de fluxo antigo pelo novo, sem susto
- Publique o processo novo e mantenha o antigo rodando.
- Ative o modo de convivência na Migração de fluxos.
- Marque Mostrar só os casos em que os dois discordaram.
- Entenda cada divergência da lista, caso a caso.
- Ajuste o desenho novo e publique.
- Confira no rodapé quantas solicitações continuam abertas no fluxo antigo.
- Desligue o fluxo antigo só quando a lista de divergências estiver explicada.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Se eu corrigir um processo, as solicitações em andamento mudam de caminho?
Não. Cada publicação congela o desenho, e o que já está rodando continua na versão em que nasceu.
O que são as tarefas disponíveis para assumir?
São tarefas destinadas a um grupo, e não a uma pessoa. Ficam num pote até alguém assumir, que é como funciona a fila de aprovação de um setor.
Cadastrei o substituto para as férias e as tarefas continuaram comigo. Por quê?
A substituição vale para as tarefas novas. As já atribuídas continuam com você, então limpe a fila antes de sair.
Posso mudar o código do processo depois?
Não. O código é usado em integrações e não muda depois de criado.
Como impeço que alguém mude o valor do pedido depois de aprovado?
No campo da ficha, informe em Editável nas etapas quais etapas podem alterá-lo. Deixar em branco significa todas.
Qual a diferença entre webhook e gatilho?
Webhook avisa outros sistemas, é saída. Gatilho deixa outros sistemas abrirem solicitações aqui, é entrada.
Por que um prazo de oito horas venceu só dois dias depois?
Porque a contagem é em horas úteis: ela respeita o expediente, os dias úteis e os feriados cadastrados.
Este acervo de documentos é o mesmo do módulo Documentos?
Não. Lá é o arquivo geral, sem versão nem aprovação. Aqui é o acervo controlado, e versão publicada nunca é apagada.
Posso deixar a retenção da trilha em branco?
Pode, e isso mantém o histórico completo. Com valor, as instâncias concluídas fora da janela são arquivadas, e a trilha é a prova de quem aprovou o quê.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026