Operação de formaturas · Contratos
Contrato de turma, contrato de formando, aditivo, termo de renegociação: uma empresa de formatura assina centenas de documentos por ano. O motor de contratos monta o documento a partir de um modelo com tags, coleta as assinaturas na ordem certa, arquiva o PDF final e mantém tudo consultável sem impressora, sem cartório e sem pasta compartilhada.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
Cada contrato é um Word editado à mão, e sempre escapa um nome errado do documento anterior.
Modelo com tags preenchidas pelo sistema: nome, CPF, plano, valores e datas vêm do cadastro, e o erro de copiar e colar deixa de existir.
Assinatura presencial atrasa a adesão e a coleta de assinatura da empresa some no meio.
Assinatura digital com ordem definida: cada parte assina quando é a vez dela, e o sistema cobra quem está pendente.
Ninguém acha o contrato assinado quando precisa dele numa discussão.
PDF final arquivado nos documentos do formando e da turma, com termo de autenticidade e busca por nome, CPF ou turma.
Reenviar o contrato para quem não assinou duplica signatário e vira bagunça.
O reenvio reaproveita os signatários existentes, sem criar cópias, e o histórico mostra cada tentativa.
Cada turma quer o contrato com o layout e as cláusulas dela.
Layout do PDF configurável, com cabeçalho, rodapé, logo e faixas próprias, e cláusulas por modelo.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
A empresa mantinha dois processos diferentes: contrato da turma feito pelo comercial e contrato do formando feito na adesão.
Os dois passaram a usar o mesmo motor de modelos, com tags e assinatura digital, mudando só o modelo aplicado.
A equipe deixou de manter dois padrões, e a diretoria passou a achar qualquer contrato pelo mesmo lugar.
Vários formandos renegociaram parcelas e a empresa precisava formalizar sem reemitir o contrato original.
Um modelo de aditivo puxou os dados da renegociação registrada no financeiro e foi enviado para assinatura.
A formalização acompanhou a negociação no mesmo dia, e o histórico ficou ligado ao contrato original.
Uma discussão sobre o que havia sido contratado por uma turma antiga chegou ao jurídico.
A busca trouxe o contrato assinado, com data, hora, IP de origem e termo de autenticidade anexado.
A dúvida foi encerrada com o documento em mãos, sem depender da memória de quem vendeu.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
7 módulos e 38 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
Um modelo por tipo de documento, com as cláusulas da empresa.
Cada parte assina quando é a vez, e o sistema cobra quem falta.
Para quem quer o contrato carimbado com o certificado, e não só com o aceite.
O signatário acessa e resolve, sem precisar de conta no sistema.
Contrato assinado é documento: precisa estar achável anos depois.
O contrato sai com a cara da empresa, e não com a do sistema.
Do envio ao arquivamento, com o estado sempre visível.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.