Operação de formaturas · Transporte e hospedagem
Turma de interior enche três ônibus, e isso costuma virar grupo de WhatsApp e uma planilha que ninguém consegue conferir na porta do ônibus, às onze da noite, com o motorista buzinando. Aqui o fretamento tem ponto de embarque com coordenada, lista bipada por QR, remanejamento entre veículos e bloqueio de apartamentos com data de liberação à vista.
O problema e a saída
Se alguma dessas situações parece familiar, é porque elas se repetem em quase toda empresa de formatura, até o sistema certo entrar em cena.
A lista do ônibus é uma planilha impressa que já saiu desatualizada de casa.
A lista vive no sistema, com bipagem por QR e contagem ao vivo de quem embarcou e quem falta, e a versão impressa sai na hora, agrupada por ponto de embarque.
Ninguém sabe quantos lugares ainda dá para vender sem deixar gente na praça.
Ocupação por veículo com reserva técnica destacada: os lugares guardados para remanejo de última hora não entram na conta do que pode ser vendido.
O ponto de encontro é descrito por texto e metade da turma vai para o lugar errado.
Cada parada tem endereço, referência e coordenada com seis casas decimais, com link de mapa, na ordem em que o ônibus passa.
O hotel devolve os apartamentos que ninguém confirmou e a empresa descobre tarde.
O bloqueio guarda a data de liberação, e o painel abre pelos bloqueios que vencem com lugar sobrando, que é o prejuízo silencioso do módulo.
Distribuir os quartos entre os hóspedes é um quebra-cabeça feito à mão.
A distribuição automática respeita as pessoas por quarto e não mexe em quem já tem quarto definido, continuando a numeração que já existe.
O valet e a vaga de acessibilidade nunca estão organizados na porta.
Vagas numeradas criadas em lote, credencial por placa, vaga de acessibilidade reservada e registro de entrada e saída do veículo.
Na prática
Situações do dia a dia de empresas de formatura, do problema ao resultado, usando os módulos que você vê nesta página.
A turma saía de três pontos diferentes da cidade e a conferência atrasava a saída em quase uma hora.
Cada passageiro recebeu um QR próprio de embarque, e o operador de cada ônibus bipou a lista pelo celular, com contagem de quem faltava na tela.
Os três veículos saíram no horário, e quem não apareceu ficou marcado como não compareceu sem ninguém precisar riscar papel.
Um bloqueio de vinte apartamentos duplos estava com metade sem hóspede, e a data de liberação era em três dias.
O painel destacou o bloqueio vencendo com lugares sobrando, e a equipe correu atrás dos formandos que ainda não tinham confirmado.
Doze apartamentos foram preenchidos e o restante foi devolvido ao hotel dentro do prazo, sem cobrança de no-show.
O ônibus do centro fechou com sete passageiros acima da capacidade dois dias antes da viagem.
A tela mostrou o excedente e permitiu remanejar os passageiros selecionados para o segundo veículo, recusando quem já tinha embarcado em outra viagem.
Os sete foram movidos com o ponto de embarque reatribuído, e a empresa evitou contratar um terceiro ônibus.
Como funciona
Cada etapa é um módulo de verdade, e o que sai de uma entra na outra sem ninguém digitar de novo.
Módulo por módulo
8 módulos e 47 recursos nesta página, o mesmo cadastro de turma, formando e evento sustentando todos eles.
A viagem contratada, com fornecedor, veículo, custo e capacidade.
Onde o ônibus para, a que horas e como chegar lá.
Formando, convidado, equipe e fornecedor no mesmo veículo.
A bipagem na porta do ônibus, feita no celular.
O papel que vai para a porta do ônibus, porque às cinco da manhã ele é o que funciona.
O acordo com o hotel e o que ele devolve se ninguém confirmar.
Quem dorme onde, com check-in e check-out registrados.
Vaga, valet, credencial por placa e acessibilidade na porta.
Compare os módulos e escolha a configuração que acompanha sua operação.