A lógica do módulo
Patrimônio controla o bem que fica. Este módulo controla o bem que vai e volta, e por isso ele é organizado por evento, e não por acervo. Toda tela trabalha dentro do evento escolhido no alto da página, e a pergunta que o módulo responde é sempre a mesma: o que foi levado, o que voltou, o que quebrou e quanto isso custou.
O item pode ter três procedências, e isso muda o tratamento. Ele pode vir de uma Locação, com contrato, caução e multa por atraso. Pode ser Bem do patrimônio, quando é material próprio que vai ao evento e retorna ao acervo. Ou pode vir de uma Locadora sem contrato registrado, para o aluguel pequeno que não gerou papel.
- O item é a unidade de controle, com quantidade, unidade e valor de reposição.
- A retirada e a devolução são os dois movimentos que fecham o ciclo.
- A conferência é a mesma coisa feita rápido, pelo código da etiqueta.
- A avaria transforma o problema físico em custo com responsável.
O Valor de reposição (unidade) é o campo que dá sentido ao módulo inteiro. É ele que precifica a perda e a avaria. Item cadastrado sem valor de reposição vira uma lista de conferência, e não um controle de custo.
Antes de começar
Screen:AtivosTemporarios:ViewÉ o que abre o menu. Operar libera retirada, devolução e estorno, Avarias libera o registro e a resolução, Financeiro libera o envio ao contas a pagar e Config a tela de configuração.O mapa do menu
O evento
Fornecedores e custos
Encerramento
Painel do evento
Ativos TemporáriosPainel
A tela Ativos Temporários, com os indicadores do evento e os blocos O que pede atenção, Custos do evento, Por categoria, Locações, Kit reservado para a equipe (FreeEquipe), Últimos registros e Atrasados em qualquer evento.
- Escolha o evento no alto da página.
- Leia primeiro O que pede atenção: é a fila de trabalho do dia.
- Confira os Custos do evento e clique em Abrir para ir às avarias.
- Veja a distribuição Por categoria e a situação das Locações.
- Confira o Kit reservado para a equipe, que é o material separado para o FreeEquipe.
- Termine pelo bloco Atrasados em qualquer evento, que olha além do evento selecionado.
Se aparecer o aviso de que não há evento no período, o problema não é deste módulo: cadastre o evento na Gestão de Ingressos ou na Produção de Eventos e volte.
Cadastrar os itens do evento
Ativos TemporáriosItens
A tela Itens, com a busca por descrição, código ou série, e o cadastro com Procedência, Descrição, Categoria, Quantidade, Unidade, Valor de reposição, Retirada prevista, Devolução prevista e Onde será usado.
- Clique em Novo item.
- Escolha a Procedência: Locação, Bem do patrimônio (material próprio) ou Locadora (quando não há locação).
- Preencha a Descrição, a Categoria, a Quantidade e a Unidade.
- Informe o Valor de reposição (unidade), o Código na locadora e o Número de série quando houver.
- Informe a Retirada prevista, a Devolução prevista e Onde será usado, como palco, pista ou recepção.
- Informe o Responsável no evento e clique em Salvar.
- Para um evento parecido com outro, use Copiar itens de outro evento e escolha o Evento de origem.
O campo Onde será usado parece detalhe e é o que resolve a procura no dia da devolução. Sem ele, achar um item significa varrer o espaço inteiro.
Registrar retirada e devolução
Ativos TemporáriosItens
Na linha de cada item, as ações Retirada, Devolução, Movimentos, Fotos e termos e Estornar, além dos campos Conferido com, Avariadas e Perdidas.
- Na saída, clique em Retirada e informe a quantidade e quem conferiu, em Conferido com.
- Anexe o termo em Fotos e termos, informando o tipo e quem assinou.
- Na volta, clique em Devolução e informe a quantidade que voltou.
- Informe quantas vieram Avariadas e quantas ficaram Perdidas.
- Escreva a Observação do que foi combinado na conferência.
- Use Movimentos para ver o histórico do item e Estornar para desfazer um registro errado.
Declarar a quantidade avariada e a perdida na devolução é o que faz a avaria existir com número. Devolver tudo como se estivesse em ordem e reclamar depois não gera custo nenhum no sistema, e a conta aparece só quando a locadora cobrar.
O estorno existe para corrigir registro, não para apagar histórico: o movimento estornado continua visível na linha do tempo do item.
Conferência rápida por etiqueta
Ativos TemporáriosConferência
A tela de conferência, com o campo Código da etiqueta, o campo Conferido com (quem entregou ou recebeu) e os contadores Em ordem, Avariadas e Perdidas.
- Preencha Conferido com (quem entregou ou recebeu) antes de começar.
- Leia ou digite o Código da etiqueta e clique em Buscar.
- Marque a quantidade Em ordem, as Avariadas e as Perdidas.
- Siga item a item até fechar o carregamento.
Esta é a mesma operação da tela de itens, feita para ser usada em pé, no caminhão, com o celular. Use aqui na correria e deixe a tela de itens para o ajuste depois.
Locações
Ativos TemporáriosLocações
A tela de locações, com Locadora, Número do contrato ou pedido, Contato na locadora, Retirada prevista, Devolução prevista, Valor da locação, Caução, Multa por dia de atraso, Responsável pela retirada e Termos e notas.
- Clique em Nova locação e informe a Locadora e o Número do contrato ou pedido.
- Informe o Contato na locadora e o Responsável pela retirada.
- Informe a Retirada prevista e a Devolução prevista.
- Informe o Valor da locação, a Caução e a Multa por dia de atraso.
- Anexe o contrato e as notas em Termos e notas e clique em Salvar.
- Vincule os itens do evento a essa locação pela procedência Locação.
A Caução e a Multa por dia de atraso são os dois números que costumam faltar no cadastro e aparecer na fatura. Com eles preenchidos, o atraso vira custo visível antes de virar discussão.
Avarias, perdas e destino do custo
Ativos TemporáriosAvarias e custos
A tela de avarias, com Registrar avaria ou perda, o Destino do custo, a Decisão e a Resolução, e o botão Enviar ao Contas a Pagar.
- Clique em Registrar avaria ou perda e escolha o Item e o Tipo.
- Informe a Quantidade, escreva O que aconteceu e o Valor estimado.
- Anexe as Fotos e laudo.
- Defina o Destino do custo: a empresa, o Freelancer responsável, o Fornecedor (sem locação) ou a Locação.
- Quando o responsável for da equipe, clique em Abrir ocorrência do freelancer e depois em Salvar responsável.
- Clique em Resolver, informando a Decisão, a Resolução e o Valor final.
- Use Gerar custo previsto para pagar a locadora ou Enviar ao Contas a Pagar, informando Centro de custo, Categoria e Vencimento.
A avaria resolvida sem envio ao contas a pagar fica documentada e não vira pagamento nenhum. Quando a locadora cobrar, o valor entra pelo financeiro sem ligação com o evento, e o custo do evento fica subestimado.
A configuração pode exigir foto ou laudo para resolver avaria. Se a resolução não avança, é provável que falte o anexo.
Fechamento do evento e configuração
Ativos TemporáriosFechamento
A tela de fechamento, com o Resumo do evento, o campo do que ficou combinado com as locadoras e os botões Gravar versão do fechamento e Encerrar o evento. Em Configuração ficam os padrões do módulo.
- Confira o Resumo: itens, devoluções, avarias e custos do evento.
- Escreva o que ficou combinado com as locadoras.
- Clique em Gravar versão do fechamento para guardar a foto daquele momento.
- Clique em Encerrar o evento quando tudo estiver resolvido: as locações devolvidas viram encerradas.
- Em Configuração, defina o Aviso de devolução (horas antes) e a Tolerância de atraso (minutos).
- Defina o Centro de custo, a Categoria de despesa e o Vencimento padrão do custo (dias).
- Marque Exigir termo de retirada antes da saída e Exigir foto ou laudo para resolver avaria conforme a política da casa, e clique em Salvar configuração.
Encerrar o evento é o passo que fecha as locações devolvidas. Fazer isso com avaria em aberto deixa o custo sem dono: resolva as avarias antes de encerrar.
Fluxos completos
Do primeiro item ao caminhão carregado
- Escolha o evento no painel.
- Cadastre a locação com valor, caução e multa por dia de atraso.
- Cadastre os itens com procedência, quantidade, valor de reposição e onde serão usados.
- Use Copiar itens de outro evento quando o evento for parecido com um anterior.
- Imprima as etiquetas.
- Registre a Retirada com o nome de quem conferiu e anexe o termo.
- Acompanhe pelo painel o que ainda não saiu.
Da devolução com item quebrado ao custo pago
- Na chegada, use a Conferência e leia as etiquetas.
- Marque as quantidades em ordem, avariadas e perdidas.
- Abra Avarias e custos e registre a ocorrência com fotos e laudo.
- Defina o destino do custo, entre empresa, freelancer, fornecedor ou locação.
- Resolva a avaria com decisão, resolução e valor final.
- Envie ao contas a pagar com centro de custo, categoria e vencimento.
- Confira o valor no bloco Custos do evento.
Do evento terminado ao fechamento gravado
- Confira o bloco Atrasados em qualquer evento e cobre as devoluções pendentes.
- Resolva todas as avarias em aberto.
- Concilie os custos enviados ao financeiro com as faturas das locadoras.
- Abra o Fechamento e leia o resumo.
- Escreva o que ficou combinado com cada locadora.
- Grave a versão do fechamento.
- Encerre o evento.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre este módulo e o Patrimônio?
Patrimônio controla o bem que fica no acervo, com depreciação e ficha contábil. Ativos Temporários controla o que vai para o evento e precisa voltar, por evento e não por acervo.
Preciso ter contrato para cadastrar um item alugado?
Não. Use a procedência Locadora (quando não há locação) para o aluguel pequeno que não gerou papel. A procedência Locação é para o que tem contrato registrado.
Posso levar material próprio do patrimônio para o evento?
Sim. Escolha a procedência Bem do patrimônio (material próprio). O item passa a ser acompanhado aqui durante o evento e volta ao acervo depois.
Registrei uma devolução errada. Dá para desfazer?
Sim, com Estornar. O movimento continua visível em Movimentos, porque o estorno corrige o saldo sem apagar o histórico.
A avaria foi resolvida mas não apareceu no financeiro. Por quê?
Resolver documenta a decisão. Para virar pagamento é preciso enviar ao contas a pagar, informando centro de custo, categoria e vencimento.
Como cobro do freelancer que quebrou o equipamento?
No registro da avaria, defina o destino do custo como o freelancer, use Abrir ocorrência do freelancer e salve o responsável. O caso passa a existir também no módulo da equipe.
Dá para reaproveitar a lista de um evento parecido?
Sim. Use Copiar itens de outro evento e escolha o evento de origem, depois ajuste quantidades e datas.
O que muda ao encerrar o evento?
As locações devolvidas viram encerradas. Por isso resolva as avarias antes, senão o custo fica sem dono.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026