A lógica do módulo
O módulo tem duas faces que convivem no mesmo cadastro. A primeira é o controle físico: onde está cada bem, com quem, em que estado. É a pergunta do gestor. A segunda é o valor contábil: quanto custou, quanto já depreciou, quanto vale hoje. É a pergunta do contador.
A corrente do módulo é sempre a mesma: o bem entra pela aquisição, ganha plaqueta, é entregue em custódia, passa por manutenção, é conferido no inventário, é depreciado todo mês, pode ser reavaliado e um dia recebe baixa.
- É possível ter um bem só com controle apenas físico, sem tratamento contábil. Serve para itens de baixo valor que a empresa quer rastrear mas não precisa depreciar.
- A categoria é o molde: define vida útil, método e contas.
- A plaqueta é o que liga o objeto ao cadastro, e sem ela o inventário não identifica o que encontrou.
- A depreciação é lançada na Contabilidade, não aqui.
Depreciação lançada não retroage. Reavaliação, capitalização de benfeitoria e mudança de vida útil valem da competência seguinte em diante. É o que impede que uma decisão de hoje mude um resultado já publicado.
Antes de começar
Screen:Patrimonio:ViewSem ela o menu não aparece. Ordens de serviço, planos, indicadores e contratos de manutenção pedem as permissões Screen:Patrimonio:Eam*.Screen:Contabilidade:ImobilizadoÉ o que libera o atalho Depreciação dentro deste menu.O mapa do menu
Topo
Bens & Ciclo de Vida
Controle
Valor & Fiscal
Fechamento
Cadastros
Painel
PatrimônioPainel
A tela Patrimônio e ativo fixo, com os blocos Pendências de cadastro, Por categoria, Por localização e Estado de conservação.
- Comece pelas Pendências de cadastro e zere a lista.
- Leia a distribuição Por categoria e Por localização.
- Use o Estado de conservação como leitura de gestão do acervo.
- Clique em Ver bens para ir à lista completa.
Bem sem categoria não deprecia, porque é a categoria que define a vida útil e as contas. Bem sem localização não é encontrável no inventário. Zerar essa lista é o primeiro trabalho da implantação.
Cadastrar o bem, etiquetar e ler a ficha
PatrimônioBens & Ciclo de VidaBens
A tela Bens, com os filtros Busca, Categoria, Localização, Responsável, Situação, Só sem plaqueta e Só controle físico, e o cadastro dividido em Identificação, Onde está e com quem, Aquisição, Depreciação e Vínculos.
- Clique em Novo bem e preencha a Descrição, obrigatória, e a Plaqueta.
- Preencha os blocos de localização, aquisição e depreciação.
- Use Ler plaqueta para localizar um bem pelo código, que é o caminho normal quando você está com o objeto na mão.
- Clique no bem para abrir a Ficha, com Dados do bem, Anexos, Movimentos e Etiqueta.
- Em Etiqueta, clique em Imprimir para gerar a plaqueta com QR Code, ou em Gerar novo QR se o código precisar ser trocado.
- Clique em Anexar para guardar nota fiscal, manual e termo de responsabilidade, informando o Tipo, o Título e o Endereço do arquivo.
- Clique em Dar baixa quando o bem sair do patrimônio.
O painel Também conhecido em mostra onde o mesmo bem aparece em outros módulos. Um equipamento pode estar aqui como patrimônio e também no módulo de freelancers como ativo de campo: é o mesmo objeto, e o painel mostra a ligação em vez de deixar parecer que existem dois.
O filtro Só sem plaqueta existe para achar o que ainda precisa ser etiquetado. Use antes de abrir um inventário.
Gerar bens a partir do recebimento de compras
PatrimônioBens & Ciclo de VidaAquisição
A tela Aquisição integrada, com os Itens do recebimento e os Rascunhos aguardando conferência.
- Escolha o Recebimento e clique em Buscar itens.
- Informe a Categoria, a Vida útil em meses e o Método.
- Informe as contas: Conta de ativo, Depreciação acumulada e Despesa de depreciação.
- Clique em Gerar bens.
- Clique em Conferir e liberar em cada rascunho.
Três comportamentos desta tela evitam erro. Frete e desconto são rateados por valor, não por quantidade. O bem nasce como rascunho e não deprecia enquanto não for conferido. E categoria sem conta de ativo faz o bem entrar como controle apenas físico, fora da contabilidade.
Entregar e receber o bem de volta
PatrimônioBens & Ciclo de VidaCustódia
A tela Custódia de bens, com as entregas e os retornos.
- Clique em Entregar bem e escolha o Bem, o Tipo de responsável e o Responsável.
- Informe o CPF ou CNPJ, o Prazo de devolução e o Local de destino.
- Registre a Condição na saída e a Observação da saída, e clique em Entregar.
- Na volta, clique em Registrar retorno e informe o Local de retorno, a Condição no retorno e a Observação do retorno.
- Use Importar do Estoque para trazer itens que hoje são estoque e passarão a ser patrimônio.
Registrar a condição na saída é o que permite cobrar dano depois. Sem esse registro, quando o bem volta arranhado não há como saber se ele saiu assim.
Um bem não pode ter duas custódias abertas ao mesmo tempo, e a trava é do banco de dados, não da tela. A importação do estoque explode a quantidade em unidades: um produto com cinco unidades vira cinco bens, cada um com sua plaqueta, porque patrimônio se controla peça a peça.
Inventário físico
PatrimônioControleInventário
A tela Inventário físico, com os inventários e, dentro de cada um, a contagem e o tratamento de divergências.
- Clique em Novo inventário e informe o Título, o Código, a Data de corte e o Responsável.
- Defina o escopo por localização e por categoria, escreva a Observação e clique em Criar.
- Clique em Iniciar contagem e depois em Contar para cada bem encontrado.
- Clique em Encerrar contagem.
- Trate cada divergência informando a Decisão e a Justificativa.
- Para cada sobra, clique em Criar ficha informando o Código, a Descrição e o Valor estimado.
- Clique em Fechar inventário.
Nada baixa sozinho. Um bem esperado e não encontrado não é dado como perdido automaticamente: vira uma divergência que alguém precisa tratar, com decisão e justificativa.
A Data de corte congela o esperado no momento da abertura, para que um bem transferido durante a contagem não apareça como divergência. A contagem é idempotente, então ler o mesmo bem duas vezes não conta duas vezes. E código lido que o sistema não conhece vira sobra, não erro, porque encontrar um bem fora do cadastro é uma descoberta e não uma falha.
Manutenção, medidores e ordens de serviço
PatrimônioControleManutenção
A tela Manutenção e medidores, com as ordens de manutenção e o registro de leituras. Com as permissões de EAM aparecem também Ordens de serviço, Solicitações, Planos e rotas, Indicadores e Contratos de manutenção.
- Clique em Nova manutenção, escolha o Bem e o Tipo.
- Escreva o Título e a Descrição, informe a Abertura, o Fornecedor e o Custo previsto.
- Para preventiva, informe a Próxima em e o Intervalo em dias, ou marque Por medidor quando a periodicidade depender de uso.
- Marque Capitalizar quando a intervenção aumenta o valor do bem, informando o Valor a capitalizar e a Vida útil adicional em meses.
- Clique em Concluir ao terminar.
- Use Lançar medidor para registrar as leituras de uso.
Conserto que devolve o bem ao estado normal é despesa. Benfeitoria que melhora o bem ou prolonga a vida útil é capitalização. Tratar benfeitoria como despesa subestima o ativo; tratar conserto como capitalização infla o ativo com gasto que não gerou valor. E a capitalização vale da competência seguinte, não recalcula o que já foi lançado.
O medidor tem duas funções: aciona a manutenção por uso e alimenta a depreciação por unidades produzidas, quando o bem usa esse método. É a mesma leitura servindo aos dois.
Seguro do acervo
PatrimônioControleSeguro
A tela Apólices de seguro, nas colunas Seguradora, Apólice, Vigência e Cobertura.
- Clique em Nova apólice e informe a Seguradora, o Número e o Corretor.
- Informe o Início da vigência e o Fim da vigência.
- Informe o Valor de cobertura, a Franquia, o Prêmio e a Cobertura.
- Clique em Vincular selecionados para ligar os bens cobertos.
- Acompanhe o Fim da vigência de cada apólice.
Sem vincular os bens, a apólice é só um documento guardado. Com o vínculo, dá para responder na hora do sinistro se o bem está segurado e se o valor de cobertura ainda corresponde ao valor atual. Bem que valorizou com apólice parada é subseguro, e isso só aparece no pior momento.
Depreciação e reavaliação
PatrimônioValor & FiscalDepreciação
A opção Depreciação leva à tela Ativo imobilizado da Contabilidade. A Reavaliação e impairment fica aqui, nas colunas Bem, Tipo, Data, Contábil, Avaliado, Ajuste e Situação.
- Para lançar depreciação, use Depreciação, que abre o Ativo imobilizado na Contabilidade.
- Em Reavaliação, clique em Nova avaliação e escolha o Bem e o Tipo.
- Informe a Data da avaliação, o Valor avaliado e a Vida útil restante em meses.
- Informe o Método de avaliação, o Avaliador e a Justificativa, e clique em Registrar.
- Aplique a avaliação em um segundo passo, quando a decisão estiver tomada.
Registrar documenta a avaliação; aplicar é o que mexe no valor contábil. A separação existe porque uma avaliação pode ser questionada. E o Ajuste é calculado, não digitado: você informa quanto o bem vale e o sistema calcula a diferença contra o valor contábil.
Reavaliação é quando o bem passa a valer mais; impairment é quando vale menos do que está registrado e a perda precisa ser reconhecida. A reversão de um impairment tem teto na perda registrada: não serve para inflar o bem acima do que ele valia antes.
CIAP: crédito de ICMS do imobilizado
PatrimônioValor & FiscalCIAP
A tela CIAP, com os CIAPs abertos e a apropriação por competência.
- Clique em Abrir CIAP e escolha o Bem.
- Informe as Parcelas, o Número da NF-e, a Chave da NF-e e a Data de entrada.
- Informe o ICMS da nota, o ICMS-ST, o ICMS do frete e o DIFAL.
- A cada mês, clique em Apropriar mês informando a Competência, as Saídas tributadas e as Saídas totais.
O crédito é apropriado em parcelas, e cada parcela é proporcional às saídas tributadas sobre as saídas totais do mês. Sem a proporção informada, nada é apropriado: o sistema não chuta nem credita cem por cento, porque creditar integralmente gera glosa em fiscalização, com multa e juros.
Parcela de mês anterior que ficou pendente é marcada como perdida, com o valor visível, para a empresa saber quanto deixou de creditar. E a baixa do bem encerra o CIAP, registrando o saldo não apropriado.
Relatórios e cadastros
PatrimônioRelatórios
A tela Relatórios do patrimônio, nas colunas Bem, Aquisição, Custo, Acumulada, Líquido e Parcela do mês, com a depreciação projetada e os recortes por Grupo, Centro de custo e Filial. Em Cadastros ficam Categorias e Localizações.
- Informe o período em De e Até, escolha o Eixo e clique em Atualizar.
- Use a Depreciação projetada para levar o custo previsto ao orçamento.
- Em Categorias, clique em Nova categoria e informe o Código, o Nome, obrigatório, a Natureza e a Descrição.
- Informe a Vida útil em meses, o Método, o Residual em porcentagem e a Taxa anual em porcentagem.
- Informe a Conta do imobilizado, a Depreciação acumulada, a Despesa de depreciação e a Manutenção preventiva em meses.
- Em Localizações, clique em Nova localização e cadastre cada lugar.
O rateio da depreciação por centro de custo é memória gerencial: ele distribui o custo para análise, mas não reescreve o lançamento contábil já efetivado. A localização é o que torna o inventário viável, porque contar sala por sala é factível e o acervo inteiro de uma vez não é.
Fluxos completos
Da nota de compra ao bem depreciando
- Confira se a categoria do item já tem vida útil, método e contas.
- Abra Aquisição, escolha o recebimento e clique em Buscar itens.
- Informe categoria, vida útil, método e as três contas, e clique em Gerar bens.
- Confira cada rascunho e clique em Conferir e liberar.
- Abra a ficha do bem, imprima a Etiqueta e cole a plaqueta no objeto.
- Ajuste a localização e o responsável.
- Abra o CIAP quando a nota gerar crédito de ICMS.
- No fechamento do mês, lance a depreciação pela Contabilidade.
Do inventário aberto ao acervo conciliado
- Use o filtro Só sem plaqueta e etiquete o que falta.
- Crie o inventário com título, código, data de corte e responsável.
- Defina o escopo por localização e categoria.
- Inicie a contagem e leia as plaquetas em campo.
- Encerre a contagem e trate cada divergência com decisão e justificativa.
- Crie a ficha de cada sobra encontrada.
- Feche o inventário e leve as baixas decididas à Contabilidade.
Do conserto à decisão entre despesa e capitalização
- Abra a manutenção com bem, tipo, título, descrição e fornecedor.
- Pergunte se a intervenção devolveu o bem ao estado normal ou melhorou o bem.
- Se devolveu ao normal, deixe como despesa e conclua.
- Se melhorou ou prolongou a vida útil, marque Capitalizar.
- Informe o valor a capitalizar e a vida útil adicional em meses.
- Conclua a ordem e confira o efeito na competência seguinte.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Por que este bem não aparece na depreciação?
Quase sempre porque a categoria dele não tem conta de ativo definida, e nesse caso o bem entra como controle apenas físico. Ele é rastreado, mas fica fora da contabilidade.
O bem foi gerado pela aquisição e não depreciou. Está errado?
Não. Ele nasce como rascunho e só passa a depreciar depois de conferido e liberado. É proposital, para não criar lançamento que depois teria que ser estornado.
Qual a diferença entre conserto e benfeitoria?
Conserto devolve o bem ao estado normal e é despesa. Benfeitoria melhora o bem ou prolonga a vida útil e é capitalização, com o valor entrando no bem e sendo depreciado junto.
Posso corrigir a depreciação de meses passados com uma reavaliação?
Não. Depreciação lançada não retroage. Reavaliação, capitalização e mudança de vida útil valem da competência seguinte em diante.
O inventário baixa sozinho o que não foi encontrado?
Nunca. O bem não encontrado vira divergência, e alguém precisa decidir e justificar o que fazer com ele.
Li a mesma plaqueta duas vezes na contagem. Contou em dobro?
Não. A contagem é idempotente, justamente porque leitura repetida é comum quando se conta com leitor em campo.
Encontrei um bem que não está no cadastro. É erro?
É sobra, e sobra é uma descoberta. Clique em Criar ficha e informe código, descrição e valor estimado.
Por que o CIAP não apropriou o crédito do mês?
Porque as saídas tributadas e as saídas totais não foram informadas. Sem a proporção o sistema não credita nada, já que creditar cem por cento geraria glosa em fiscalização.
O mesmo equipamento aparece aqui e em outro módulo. São dois bens?
Não. O painel Também conhecido em mostra essa ligação: é o mesmo objeto visto por dois módulos, e não um cadastro duplicado.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026