A lógica do módulo
O centro do módulo é o veículo. Todo o resto é um dos quatro controles que giram em torno dele, e é assim que o menu está organizado.
- Quem usa: vinculações, reservas, check-in e check-out.
- Quanto custa: manutenções, abastecimentos, IPVA, multas e rastreamento.
- O que vence: documentos, seguro e licenciamento.
- Onde está: rastreamento.
Vale distinguir três coisas que parecem a mesma. A vinculação é a atribuição de longo prazo, o carro que é do fulano por meses. A reserva é o agendamento de uso pontual. O check-in e check-out é o registro do momento em que o veículo sai e volta. Cada empresa usa as três ou só a que faz sentido para o modelo dela.
A quilometragem atravessa o módulo inteiro: ela aparece na vinculação, no check-in, no abastecimento e na manutenção. É dela que saem o consumo, o disparo da manutenção preventiva e a apuração de uso indevido. Registro inconsistente compromete os três cálculos ao mesmo tempo.
Antes de começar
Screen:Frota:ViewSem ela o menu não aparece para o usuário.O mapa do menu
Topo
Veículos & Cadastros
Operação
Custos & Obrigações
Fechamento
Dashboard
Gestão de FrotaDashboard
A tela Gestor de Frota, com os indicadores de custo e os blocos Documentos a Vencer, Próximas Manutenções e Últimos Veículos Cadastrados.
- Comece pelo bloco Documentos a Vencer e resolva o que está mais perto do prazo.
- Confira as Próximas Manutenções, que chegam por data ou por quilometragem.
- Use os atalhos para as demais áreas do módulo.
Rodar com documento vencido gera multa, apreensão do veículo e, no caso do seguro, deixa a empresa descoberta em um sinistro. Este bloco é o que transforma uma data esquecida em um aviso com antecedência.
Cadastrar o veículo e ler a ficha
Gestão de FrotaVeículos & CadastrosVeículos
A tela Veículos, com o cadastro dividido em Dados do Veículo, Dados Complementares, Valores e Aquisição e Status e Observações.
- Clique em Novo Veículo.
- Preencha a Placa, a Marca e o Modelo, que são obrigatórios.
- Informe o Ano de Fabricação, o Ano Modelo e a Cor.
- Complete os dados complementares, os valores de aquisição e o status.
- Clique em Cadastrar Veículo.
- Clique no veículo para abrir os Detalhes, com as abas Vinculações, Documentos, IPVA, Manutenções, Multas e Abastecimentos.
A ficha do veículo é a visão que importa na hora de decidir. Ela reúne, em um lugar só, quanto aquele carro custou de manutenção, quanto consumiu, quantas multas gerou e quem o usou. É com ela que se decide manter ou substituir.
Vincular o veículo a uma pessoa
Gestão de FrotaVeículos & CadastrosVinculações
A tela Vinculações de Veículos, nas colunas Veículo, Usuário, Data Início, Data Fim, Km Início, Km Fim, Motivo e Status.
- Clique em Nova Vinculação.
- Escolha o Veículo e o Usuário, ambos obrigatórios.
- Informe a Data Início, obrigatória, e o Km Início.
- Escreva o Motivo e as Observações e clique em Salvar.
- Ao terminar o período, clique em Encerrar e informe a Data Fim e o Km Fim.
O par de quilometragens da vinculação mede quanto aquela pessoa rodou no período. É a base para responsabilizar por consumo e por desgaste, e é o que responde quem estava com o carro quando chega uma multa.
Documentos e seguradoras
Gestão de FrotaVeículos & CadastrosDocumentos
A tela Documentos, nas colunas Veículo, Tipo, Descrição, Nº Documento e Emissão, e a tela Seguradoras, com Nome, CNPJ, Contato, Telefone, E-mail, Veículos e Status.
- Clique em Novo Documento e escolha o Veículo e o Tipo, ambos obrigatórios.
- Escreva a Descrição e informe o Nº Documento.
- Informe a Data de Emissão e a Data de Vencimento.
- Informe o Valor, a Seguradora quando for apólice, e o Status.
- Anexe o Arquivo.
- Em Seguradoras, clique em Nova Seguradora e informe o Nome, obrigatório, o CNPJ, o Contato, o Telefone, o E-mail, o Site e o Código SUSEP.
A Data de Vencimento é o campo que faz esta tela funcionar: é ela que alimenta o alerta do dashboard. Documento cadastrado sem vencimento não avisa nada e vira apenas um arquivo guardado.
No campo Contato da seguradora, cadastre o nome e o telefone do corretor, não só o call center. No momento do sinistro, quem está na rua precisa saber para quem ligar na hora. A coluna Veículos mostra quantos carros estão com cada seguradora, o que ajuda na renegociação.
Reservar, conferir disponibilidade e registrar saída e volta
Gestão de FrotaOperaçãoReservas
As telas Reservas de Veículos, a de disponibilidade por período e a de Check-in / Check-out, nas colunas Tipo, Veículo, Responsável, KM, Destino / Local, Condição e Data.
- Em Reservas, clique em Nova Reserva, escolha o Veículo, obrigatório, e informe a Data Início e a Data Fim, também obrigatórias.
- Escreva o Motivo e as Observações e clique em Salvar.
- Antes de prometer um carro a alguém, consulte a Disponibilidade.
- Na saída, clique em Novo Check-out, escolha o Veículo e informe a Quilometragem, obrigatória, o Destino e o Motivo.
- Na volta, clique em Novo Check-in e informe a Quilometragem, o Local de Entrega, a Condição do Veículo e as Avarias ou Danos.
A conferência de avarias precisa acontecer na entrega, com a pessoa presente. Conferir depois que ela foi embora não resolve: o amassado aparece semanas depois e ninguém sabe explicar quando aconteceu.
A disponibilidade considera as reservas já feitas, as vinculações ativas e os veículos em manutenção. Ela responde "temos carro para amanhã?", que é diferente de "temos carros?".
Rastreamento e cobrança recorrente
Gestão de FrotaOperaçãoRastreamento
A tela Rastreamento Veicular, com as Empresas de Rastreamento, os veículos vinculados a cada uma e o Histórico de Cobranças Geradas.
- Clique em Nova Empresa e informe o Nome, obrigatório, o CNPJ, o Contato, o Telefone e o E-mail.
- Informe a Periodicidade e o Modo de cobrança, ambos obrigatórios.
- Informe o Dia de Vencimento, o Valor padrão por veículo, o Valor fixo e o Início do Contrato.
- Clique em Adicionar vínculo para ligar os veículos à empresa.
- Clique em Gerar Cobranças do Período para criar os lançamentos.
- Confira o Histórico de Cobranças Geradas contra a fatura que chegou.
São dois modos de cobrança: por veículo, em que o custo é multiplicado pela quantidade de carros rastreados, e valor fixo, em que o contrato cobra o mesmo independentemente da quantidade. A conferência do histórico contra a fatura quase nunca é feita, e é onde costuma aparecer o veículo que saiu da frota e continuou sendo cobrado.
Manutenções e abastecimentos
Gestão de FrotaCustos & ObrigaçõesManutenções
A tela Manutenções, nas colunas Veículo, Tipo, Descrição, Fornecedor e Data, e a tela Abastecimentos, nas colunas Veículo, Data, Combustível, Litros, R$ por Litro e Valor Total.
- Clique em Nova Manutenção e escolha o Veículo e o Tipo, ambos obrigatórios.
- Escreva a Descrição e informe o Fornecedor ou Oficina.
- Informe o Valor, a Data da Manutenção, obrigatória, e a Quilometragem. Anexe o Arquivo ou Nota Fiscal.
- Informe a Data Próxima e o Km Próxima, que são o que faz a preventiva funcionar.
- Em Abastecimentos, clique em Novo Abastecimento, escolha o Veículo e informe a Data, o Combustível, os Litros e o Valor por Litro.
- Informe a Quilometragem e o Posto, e anexe a Nota Fiscal.
O alerta de preventiva dispara pelo que vier primeiro, data ou quilometragem. Um veículo que roda muito atinge o quilômetro antes da data, e um que roda pouco atinge a data antes do quilômetro. Preencher os dois campos cobre os dois casos.
É a quilometragem que transforma o abastecimento de controle de gasto em controle de consumo. Consumo que piora de repente indica problema mecânico, pneu descalibrado ou mudança de perfil de uso. Consumo bom demais costuma indicar erro de registro, ou abastecimento que não foi todo no veículo. O que chama atenção é a variação, não o valor.
IPVA e multas
Gestão de FrotaCustos & ObrigaçõesIPVA
A tela IPVA, com os lançamentos por veículo e ano, e a tela Multas, com os filtros por Veículo e Status.
- Clique em Novo IPVA, escolha o Veículo e informe o Ano de Referência e o Valor Total, todos obrigatórios.
- Informe o Desconto Cota Única em porcentagem e o Valor Cota Única.
- Escolha a Forma de Pagamento, entre À Vista e Parcelado, informando o Número de Parcelas.
- Clique em Gerar Contas a Pagar para levar o compromisso ao financeiro.
- Em Multas, clique em Nova Multa e registre a infração.
- Indique o condutor dentro do prazo, usando a vinculação e o check-in para saber quem dirigia.
IPVA cadastrado e não gerado no contas a pagar fica bonito no controle da frota e vencido no cartório. O passo Gerar Contas a Pagar é o que evita isso.
A multa tem dois prazos. A indicação do condutor: sem ela, a empresa assume os pontos e paga o valor agravado. E o recurso: perder o prazo elimina a chance mesmo quando a multa é indevida.
Relatórios
Gestão de FrotaRelatórios
A tela Relatórios do módulo, com os tipos, os filtros e a seleção de campos.
- Escolha o tipo de relatório e defina o cabeçalho.
- Aplique os filtros e escolha as colunas.
- Clique em Gerar.
- Use Imprimir, Exportar PDF ou Exportar Excel.
O relatório de custo por veículo soma manutenção, combustível, IPVA, seguro, multas e rastreamento. É o número que responde à pergunta que o módulo existe para responder: vale manter este carro, trocar, ou usar locação.
Fluxos completos
Do veículo novo ao primeiro mês controlado
- Cadastre o veículo com placa, marca, modelo e valores de aquisição.
- Lance os documentos com data de vencimento e anexe os arquivos.
- Cadastre a seguradora e ligue a apólice ao veículo.
- Vincule o carro ao responsável, com data e quilometragem de início.
- Vincule o veículo à empresa de rastreamento.
- Registre abastecimentos com quilometragem desde o primeiro.
- Lance o IPVA do ano e gere o contas a pagar.
- No fim do mês, leia o relatório de custo por veículo.
Da multa recebida ao condutor indicado
- Registre a multa em Nova Multa, com data, hora e local da infração.
- Abra a ficha do veículo e veja a vinculação ativa naquela data.
- Se a operação usa check-in, confira quem estava com o carro naquele horário.
- Indique o condutor dentro do prazo do órgão.
- Avalie o recurso quando houver base, respeitando o prazo de contestação.
- Acompanhe a concentração de multas por condutor e por trecho.
Da saída do veículo à devolução conferida
- Confira a Disponibilidade do período.
- Crie a Reserva com data de início e fim.
- No dia, faça o Check-out com quilometragem e destino.
- Na volta, faça o Check-in com a pessoa presente.
- Registre condição e avarias antes de liberar o responsável.
- Lance o abastecimento do trecho, se houve, com a quilometragem.
Erros comuns e o que fazer
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre vinculação, reserva e check-in?
A vinculação é a atribuição de longo prazo, o carro que é do fulano por meses. A reserva é o agendamento de uso pontual. O check-in e check-out é o registro do momento em que o veículo sai e volta. A empresa pode usar as três ou só a que faz sentido para o modelo dela.
Por que a manutenção preventiva não avisou?
Porque a Data Próxima e o Km Próxima ficaram em branco na última manutenção. O alerta dispara pelo que vier primeiro, então preencha os dois campos.
Por que insistir tanto na quilometragem?
Porque ela aparece na vinculação, no check-in, no abastecimento e na manutenção. É dela que saem o consumo, a preventiva e a apuração de uso. Registro inconsistente compromete os três de uma vez.
O consumo melhorou muito de um mês para o outro. É bom sinal?
Normalmente não. Consumo muito melhor do que o esperado costuma indicar erro de registro de quilometragem, ou abastecimento que não foi todo no veículo. O que chama atenção é sempre a variação, não o valor absoluto.
Cadastrei o IPVA e ele venceu assim mesmo. Por quê?
Porque faltou clicar em Gerar Contas a Pagar. Sem esse passo o compromisso existe no controle da frota, mas o financeiro nunca soube dele.
Vale pagar o IPVA em cota única?
A tela mostra o valor cheio e o valor com desconto lado a lado justamente para decidir com número na mão. Compare o desconto oferecido com o custo de antecipar aquele dinheiro.
A fatura do rastreamento veio diferente do que o sistema gerou. O que conferir?
O modo de cobrança, que pode ser por veículo ou valor fixo, e os vínculos ativos. A divergência mais comum é veículo que saiu da frota e continuou vinculado.
Muitas multas concentradas em um trecho significam motorista ruim?
Concentração em uma pessoa é questão de conduta. Concentração em um trecho ou horário costuma indicar rota mal planejada ou prazo apertado, o que é problema de operação.
Para onde ir depois
Última revisão: 19 de setembro de 2026