Sin la plataforma
Information about Corporate Expenses (T&E) lives in separate spreadsheets, and nobody knows which version is current.
Con Partiu Formatura
9 modules share the same class, graduate and event records.
Finance and management · Corporate Expenses (T&E)
Travel expenses and reimbursements without receipt photos on WhatsApp
Employees log an expense in seconds with the receipt attached, and the company policy warns right away if the amount goes over the limit. Expenses become a report, the report goes through approval at the right level, the audit looks for duplicates and split transactions, and the reimbursement lands in Finance accounts payable without anyone typing it again. Cash advances, trips with per diems, mileage, and reconciled corporate card statements complete the cycle, and spending shows by category, cost center, and employee against the T&E budget.
El problema y la solución
What changes when Corporate Expenses (T&E) works inside the platform
This is connected information about classes, graduates and events across 9 modules, replacing scattered spreadsheets and messages.
Sin la plataforma
Pedir un dato tarda porque alguien tiene que juntar información de varios sitios.
Con Partiu Formatura
Expense Entry with Receipt and Expense Policy That Warns Right Away update together, with figures ready for the next meeting.
Sin la plataforma
El proceso depende de quién esté ese día y su historial se pierde.
Con Partiu Formatura
Todos siguen el mismo flujo, con acciones registradas y permisos por rol.
Sin la plataforma
Conectar con otras áreas obliga a exportar hojas de cálculo y volver a teclear datos.
Con Partiu Formatura
Corporate Expenses (T&E) shares information directly with other areas of the platform.
Cómo funciona
How information moves through Corporate Expenses (T&E)
Cada paso es un módulo real de esta área. Lo que produce pasa al siguiente paso sin que nadie vuelva a teclear la misma información.
What is available in Corporate Expenses (T&E)
- Expense Entry with ReceiptFaster than sending a photo of the receipt for someone to add up later.10
- Expense Policy That Warns Right AwayThe rule shows up while the person is typing, not three weeks later in the audit.7
- Reports and Approval by Authority LevelGrouped expenses, approved by the right people and never by whoever spent the money.10
- Cash Advances and Reimbursement in FinanceMoney that goes out first, what comes back later, and reimbursements that pay themselves.7
- Trips, Per Diems, and MileageTrips approved before they happen, with budget and actual side by side.8
- Corporate Card and Statement ReconciliationEvery card transaction with the expense and receipt that justify it.8
- Expense AuditWhat the policy does not catch, the scan finds.5
- T&E Spending Analysis and BudgetHow much the company spends on travel and entertainment, with whom, and against which budget.6
- Permissions and Self-ServiceEmployees handle their own items; finance, audit, and configuration each have their own door.5
Destacado
The policy warns while the expense is being logged
The employee picks the category, types the amount, and attaches the receipt. The policy limit shows before saving, duplicates are flagged on the spot, and the report goes to the right authority level. Once approved, the reimbursement becomes an allocated payable, with no one retyping it.
Ver esto en acción- Limits per expense, per day, per month, and per person
- Cash advances with calculated balance and documented returns
- Corporate card statements imported and reconciled
- Audit for duplicates, split transactions, and invalid tax IDs
Expense Entry with Receipt
Faster than sending a photo of the receipt for someone to add up later.
- Categoria escolhida numa grade de ícones, valor, data e comprovante: o resto já vem sugerido
- Comprovante arrastado para a tela e guardado com segurança na nuvem, em imagem ou PDF
- Categorias prontas no primeiro acesso: passagem, táxi e aplicativo, hospedagem, refeição, combustível, quilometragem, refeição com cliente e outras
- Quilometragem calculada pelos quilômetros e pelo valor por km da empresa, sem valor digitado
- Refeição com cliente pede os participantes e confere o limite por pessoa
- Despesa em moeda estrangeira convertida para real pela taxa informada no lançamento
- Forma de pagamento própria, cartão corporativo, adiantamento ou faturado na empresa, e só a despesa paga pelo colaborador vira reembolso
- Centro de custo, turma e filial em cada despesa, para o gasto cair no lugar certo
- Categoria que exige comprovante pede o motivo quando ele não existe
- CPF ou CNPJ do estabelecimento validado pelos dígitos verificadores
Expense Policy That Warns Right Away
The rule shows up while the person is typing, not three weeks later in the audit.
- Políticas por empresa, cargo, departamento ou colaborador, com prioridade e vigência
- Limite por despesa, diário, mensal e por pessoa, prazo máximo de lançamento, bloqueio de fim de semana e categoria proibida
- Cada regra escolhe o que fazer: só alertar, exigir justificativa ou bloquear o envio do relatório
- Selo "Dentro da política" ou aviso com o limite e o valor apurado aparecendo no formulário antes de salvar
- Violações guardadas na despesa e contadas no relatório, para o aprovador ver onde olhar
- Política sugerida pronta para a empresa ajustar em vez de começar do zero
- O mesmo recibo lançado por duas pessoas é apontado como possível duplicidade, com link para a outra despesa
Reports and Approval by Authority Level
Grouped expenses, approved by the right people and never by whoever spent the money.
- Relatório de despesas com finalidade, período, viagem e centro de custo, e totais sempre calculados das despesas
- Totais separados por reembolsável, cartão corporativo e adiantamento, com o saldo a devolver ou a receber
- Cadeia de aprovação montada no envio: gestor do colaborador e depois as alçadas que o valor alcança
- Quem gastou nunca aprova o próprio relatório; o nível é pulado para o seguinte
- Delegação com início e fim para o gestor sair de férias sem travar a fila
- Simulador que mostra por quais aprovadores um relatório de determinado valor vai passar
- Glosa por despesa no momento da aprovação, só para reduzir e sempre com motivo
- Rejeitar encerra com comentário; devolver reabre para correção com comentário
- Caixa de aprovação com seleção múltipla para aprovar de uma vez o que não tem violação
- Trilha de etapas mostrando em que nível o relatório está e quem já decidiu
Cash Advances and Reimbursement in Finance
Money that goes out first, what comes back later, and reimbursements that pay themselves.
- Solicitação de adiantamento com finalidade, data de necessidade e prazo de prestação de contas
- Adiantamento aprovado e pago gera a conta a pagar ao colaborador no Financeiro
- Colaborador com adiantamento vencido sem prestação não recebe outro, se a empresa quiser essa trava
- Saldo do adiantamento calculado pelas despesas aprovadas ligadas a ele
- Sobra do adiantamento registrada como devolução, com o comprovante da transferência anexado
- Reembolso gerado em um clique como conta a pagar, com vencimento, categoria financeira e rateio por centro de custo das despesas
- A situação de pago é lida do contas a pagar, sem controle paralelo de quem já recebeu
Trips, Per Diems, and Mileage
Trips approved before they happen, with budget and actual side by side.
- Solicitação de viagem nacional ou internacional com destino, datas, motivo, centro de custo e turma
- Trechos de avião, ônibus, carro próprio, locação e hotel, com valor estimado, valor real e localizador
- Tabela de diárias por capital, interior ou destino internacional e por nível de cargo, com sugestão automática do valor
- Diárias calculadas pelos dias da viagem, sem conta feita à mão
- Viagem aprovada libera o adiantamento já preenchido com diárias e trechos
- Despesa fora das datas da viagem gera alerta
- Orçado contra realizado da viagem, com aviso quando o desvio passa de 20%
- Bilhetes, vouchers e reservas guardados como anexo da viagem
Corporate Card and Statement Reconciliation
Every card transaction with the expense and receipt that justify it.
- Cartões com apelido, bandeira, só os quatro últimos dígitos, portador, limite, fechamento e vencimento
- Importação da fatura em CSV com mapeamento de colunas na tela, sem importar a mesma transação duas vezes
- Conciliação automática por portador, data e valor, e empate enviado para revisão em vez de chute
- Vínculo manual lado a lado entre transação e despesa
- Transação sem despesa vira despesa com um clique, já preenchida
- Transação pessoal marcada como débito do colaborador
- Portador vê as próprias transações pendentes de comprovante
- Fechar a fatura exige tudo conciliado ou justificativa, e gera a conta a pagar para o emissor
Expense Audit
What the policy does not catch, the scan finds.
- Regras automáticas de duplicidade, fim de semana, valor redondo, fracionamento, documento inválido, fora do prazo e sem comprovante
- Fracionamento detectado quando várias despesas do mesmo dia e estabelecimento somam acima do limite e cada uma fica abaixo
- Amostra aleatória dos relatórios aprovados do mês, reproduzível pela competência
- Achado com severidade, evidência e parecer, tratado como justificado, procedente ou improcedente
- Varredura que não recria achado já tratado
T&E Spending Analysis and Budget
How much the company spends on travel and entertainment, with whom, and against which budget.
- Gasto por categoria, centro de custo, colaborador e mês
- Colaboradores e categorias com mais violações de política
- Orçamento anual de T&E por centro de custo e categoria, com distribuição linear ou manual por mês
- Consumo somando despesas aprovadas e adiantamentos pagos ainda não prestados
- Alerta quando o consumo chega ao percentual definido do orçado no mês ou no acumulado
- Rotina diária que sincroniza reembolsos pagos, cobra relatório parado, adiantamento vencido e transação sem comprovante
Permissions and Self-Service
Employees handle their own items; finance, audit, and configuration each have their own door.
- Colaborador lança e acompanha as próprias despesas, relatórios, adiantamentos e viagens
- Permissões separadas para lançar por outro colaborador, aprovar, pagar, auditar e configurar
- Perfil de gasto do colaborador criado sozinho no primeiro acesso, com importação a partir do cadastro de funcionários
- Checagem feita na tela e de novo no servidor, em cada chamada
- Colaborador, categoria, centro de custo, viagem, cartão e aprovador sempre escolhidos numa lista, nunca digitados
Lista de verificación
Everything included in Corporate Expenses (T&E)
All 66 features in this area, grouped by module so you can compare systems item by item.
- Categoria escolhida numa grade de ícones, valor, data e comprovante: o resto já vem sugerido
- Comprovante arrastado para a tela e guardado com segurança na nuvem, em imagem ou PDF
- Categorias prontas no primeiro acesso: passagem, táxi e aplicativo, hospedagem, refeição, combustível, quilometragem, refeição com cliente e outras
- Quilometragem calculada pelos quilômetros e pelo valor por km da empresa, sem valor digitado
- Refeição com cliente pede os participantes e confere o limite por pessoa
- Despesa em moeda estrangeira convertida para real pela taxa informada no lançamento
- Forma de pagamento própria, cartão corporativo, adiantamento ou faturado na empresa, e só a despesa paga pelo colaborador vira reembolso
- Centro de custo, turma e filial em cada despesa, para o gasto cair no lugar certo
- Categoria que exige comprovante pede o motivo quando ele não existe
- CPF ou CNPJ do estabelecimento validado pelos dígitos verificadores
- Políticas por empresa, cargo, departamento ou colaborador, com prioridade e vigência
- Limite por despesa, diário, mensal e por pessoa, prazo máximo de lançamento, bloqueio de fim de semana e categoria proibida
- Cada regra escolhe o que fazer: só alertar, exigir justificativa ou bloquear o envio do relatório
- Selo "Dentro da política" ou aviso com o limite e o valor apurado aparecendo no formulário antes de salvar
- Violações guardadas na despesa e contadas no relatório, para o aprovador ver onde olhar
- Política sugerida pronta para a empresa ajustar em vez de começar do zero
- O mesmo recibo lançado por duas pessoas é apontado como possível duplicidade, com link para a outra despesa
- Relatório de despesas com finalidade, período, viagem e centro de custo, e totais sempre calculados das despesas
- Totais separados por reembolsável, cartão corporativo e adiantamento, com o saldo a devolver ou a receber
- Cadeia de aprovação montada no envio: gestor do colaborador e depois as alçadas que o valor alcança
- Quem gastou nunca aprova o próprio relatório; o nível é pulado para o seguinte
- Delegação com início e fim para o gestor sair de férias sem travar a fila
- Simulador que mostra por quais aprovadores um relatório de determinado valor vai passar
- Glosa por despesa no momento da aprovação, só para reduzir e sempre com motivo
- Rejeitar encerra com comentário; devolver reabre para correção com comentário
- Caixa de aprovação com seleção múltipla para aprovar de uma vez o que não tem violação
- Trilha de etapas mostrando em que nível o relatório está e quem já decidiu
- Solicitação de adiantamento com finalidade, data de necessidade e prazo de prestação de contas
- Adiantamento aprovado e pago gera a conta a pagar ao colaborador no Financeiro
- Colaborador com adiantamento vencido sem prestação não recebe outro, se a empresa quiser essa trava
- Saldo do adiantamento calculado pelas despesas aprovadas ligadas a ele
- Sobra do adiantamento registrada como devolução, com o comprovante da transferência anexado
- Reembolso gerado em um clique como conta a pagar, com vencimento, categoria financeira e rateio por centro de custo das despesas
- A situação de pago é lida do contas a pagar, sem controle paralelo de quem já recebeu
- Solicitação de viagem nacional ou internacional com destino, datas, motivo, centro de custo e turma
- Trechos de avião, ônibus, carro próprio, locação e hotel, com valor estimado, valor real e localizador
- Tabela de diárias por capital, interior ou destino internacional e por nível de cargo, com sugestão automática do valor
- Diárias calculadas pelos dias da viagem, sem conta feita à mão
- Viagem aprovada libera o adiantamento já preenchido com diárias e trechos
- Despesa fora das datas da viagem gera alerta
- Orçado contra realizado da viagem, com aviso quando o desvio passa de 20%
- Bilhetes, vouchers e reservas guardados como anexo da viagem
- Cartões com apelido, bandeira, só os quatro últimos dígitos, portador, limite, fechamento e vencimento
- Importação da fatura em CSV com mapeamento de colunas na tela, sem importar a mesma transação duas vezes
- Conciliação automática por portador, data e valor, e empate enviado para revisão em vez de chute
- Vínculo manual lado a lado entre transação e despesa
- Transação sem despesa vira despesa com um clique, já preenchida
- Transação pessoal marcada como débito do colaborador
- Portador vê as próprias transações pendentes de comprovante
- Fechar a fatura exige tudo conciliado ou justificativa, e gera a conta a pagar para o emissor
- Regras automáticas de duplicidade, fim de semana, valor redondo, fracionamento, documento inválido, fora do prazo e sem comprovante
- Fracionamento detectado quando várias despesas do mesmo dia e estabelecimento somam acima do limite e cada uma fica abaixo
- Amostra aleatória dos relatórios aprovados do mês, reproduzível pela competência
- Achado com severidade, evidência e parecer, tratado como justificado, procedente ou improcedente
- Varredura que não recria achado já tratado
- Gasto por categoria, centro de custo, colaborador e mês
- Colaboradores e categorias com mais violações de política
- Orçamento anual de T&E por centro de custo e categoria, com distribuição linear ou manual por mês
- Consumo somando despesas aprovadas e adiantamentos pagos ainda não prestados
- Alerta quando o consumo chega ao percentual definido do orçado no mês ou no acumulado
- Rotina diária que sincroniza reembolsos pagos, cobra relatório parado, adiantamento vencido e transação sem comprovante
- Colaborador lança e acompanha as próprias despesas, relatórios, adiantamentos e viagens
- Permissões separadas para lançar por outro colaborador, aprovar, pagar, auditar e configurar
- Perfil de gasto do colaborador criado sozinho no primeiro acesso, com importação a partir do cadastro de funcionários
- Checagem feita na tela e de novo no servidor, em cada chamada
- Colaborador, categoria, centro de custo, viagem, cartão e aprovador sempre escolhidos numa lista, nunca digitados
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